Új ügyfél felvitele/ügyfél adatlap

Az Ügyfélkezelés / Ügyfelek menüpont alatt láthatjuk a már meglévő ügyfeleink listáját, illetve itt tudunk új Ügyfelet rögzíteni. Ezt egyesével és tömeges importálással is meg tudjuk tenni.

Új Ügyfél felvételéhez kattintsunk az Ügyfélkezelés/Ügyfelek menüre. 

A  gomb megnyomásával azonnal felviheti az Új Ügyfelet.

Ügyfél adtalap

A felső blokk részben meg tudja adni az Alapadatokat (pl.: Név, Ügyfélkód, Ügyintéző, Adószám, Közös. adósz.) és az Elérhetőségeket (pl.: Központi Cím, Telefon, Fax, Email, Weboldal). Amennyiben kitölti az Ügyfél email címét és a kis borítékra kattint, azonnal elektronikus levelet küldhet. A Hírlevelet kér checkbox bepipálásával hírlevél globálisan nem küldhető, a lehetőség csak önmagunk tájékoztatására szolgál.

Ikonok

Az ikon segítségével tudjuk elmenteni az ügyfél adatait, és bezárni az ügyfél adatlapját.

Az ikon segítségével el tudjuk menteni az újonnan létrehozott ügyfelünk adatait, és ezzel együtt megnyílik egy új üres adatlap. Már elmentett partnerünk esetén a plusz jel nem szerepel az adott ikonnál, és csak a módosítások mentése történik meg.

Az ikon segítségével mentés nélkül bezárhatjuk az ügyfél adatlapunkat.

Az ikon megnyitásával bizonyos adatainkat az ügyfél adatlapon kötelező mezővé tudunk tenni. Ezenkívül az Alapértelmezett fülön belül ki tudjuk választani hogy az alsó menü pontok közül, az ügyfél adatlapján melyik legyen az ami alapértelmezetten megnyílik.

Az alábbi ikon iktató program vagy iktató modul megléte esetében elérhető, segítségével lehetőség van dokumentumok csatolására az adott ügyfélhez.

Az ikon segítségével ügyfeleinkhez tudunk időpontokat/eseményeket  rögzíteni. Ehhez szükséges naptárkezelő modulunk, aminek a leírásáról a hivatkozásra kattintva bővebben olvashatnak.

Már elmentett ügyfél esetén lehetőségünk van az ikon segítségével az ügyfél adatlapjáról bizonylatokat indítani.

Már elmentett ügyfél esetén lehetőségünk van az alábbi nyilak segítségével váltani ügyfeleink adatlapjai között, az ablak bezárása nélkül.

Alapadatok

A Név mezőben (max. 140 karakter) tudjuk megadni a partnereink neveit.

 Lehetőség van az ügyfél adatok automatikus kitöltésére is két féle módon. Az egyik az adószám alapú azonosítás, ebben az esetben az adószám mezőben megadjuk a partnerünk adószámát, és a sor végén található pipa segítségével, megfelelő Navos összekötés esetén megjelenik a partnerünk neve és adatai. A második opció az  ügyféladatok szinkronizálása bisnode-ból, ennek részleteiről a hivatkozásra kattintva olvashat.

Az Ügyfélkód (max. 20 karakter) mezőbe azonosítás céljából tudunk megadni, és generáltatni is a partnerhez egyedi azonosítót. Generálás esetén a Karbantartás/Beállítások/Rendszer beállítások/Általános/Automatikus kódgenerálás menüpontban tudják elvégezni a szükséges beállításokat.

Adószám és Csoportazonosító mezőbe a magyar illetőségű cégünk adatait adhatjuk meg.

Közösségi adószám mezőben az EU-n belüli, nem magyar illetőségű cég adatait adhatjuk meg

Közösségen kívüli adószám (harmadik országbeli adószám) mezőbe pedig az EU-n kívüli, nem magyar illetőségű cég adatait adhatjuk meg.

Az ügyfelek helyes NAV paraméterezéséről a hivatkozáson belül olvashatnak bővebben.

Elérhetőségek

Központi cím mezőben adhatjuk meg az ügyfelünk címét ( fontos hogy ezt a megfelelő NAV által elfogadott tagolásba tegyük meg, ami a 3-as illetve az 5-ös tagolás). A mező végén található ikon segítségével címünket a Google mapsen is el tudjuk helyezni.

3-as tagolás: Irányítószám+Város+Közterület (utca, közterület jelleg, házszám) 

5-ös tagolás: Irányítószám+Város+Utca+Közterület jelleg+Házszám 

A telefonszámot érdemes  +36-os formátumban megadni.

Amennyiben kitöltjük az Ügyfél e-mail címét és a kis borítékra kattintunk, azonnal elektronikus levelet küldhetünk. Több e-mail cím megadása is lehetséges, ebben az esetben az elválasztókarakternek pontosvesszőnek kell lennie. Hírlevél globálisan nem küldhető, a lehetőség csak önmagunk tájékoztatására szolgál. 

Weboldal elérhetőségének feltüntetésére is lehetőség van, amit a sor végén található ikonnal közvetlenül megnyithatunk.

Ügyfél típus beállításának lehetősége

Gördülékenyebb munkavégzés elősegítése érdekében lehetőség van az Ügyfél adatainál beállítani, hogy Vevő / Beszállító esetleg mindkettő. A beállítás hatására az adott irányú bizonylatok kiválasztásánál csak a megfelelő típusú ügyfeleket listázza a program.

Pénzügy fül

Ügyfeleink adatlapján a Pénzügy fülön belül olyan egyedi tulajdonságok is megadhatóak, amelyek segítségével egyszerűsíthetjük számlázási folyamatainkat. Ennek részleteiről a hivatkozáson belül olvashatnak részletesebben.

Egyéb adatok

Az ügyfélrögzítő ablakban az Egyéb adatok között lehet feltüntetni kapcsolattartót, kapcsolat forrását, elégedettségi szintet, tevékenységi kört, illetve céggel kapcsolatos egyéb információt (például: alapítás éve, cégforma, létszám, bevétel). Bővebben az egyéb adatok megadásáról a hivatkozásra kattintva olvashat.

Címek fül

Partnerekhez több címet is lehet rendelni, ezt a Címek fülön teheti meg. A Új ikonra kattintva lehet új címet felvinni. Természetesen itt tud címet is törölni. Továbbá itt is megtekinthető a térkép (Google Maps). Erről bővebben a hivatkozásra kattintva olvashatnak.

Bankszámlák fül

Ha több bankszámlaszáma van az ügyfélnek, akkor ez alatt a fül alatt tudjuk őket felrögzíteni. Ami az alapértelmezett, az fog a Pénzügy fül alatt is megjelenni. A bankszámlaszámokat feltüntethetjük bizonylatainkon, bankbizonylataink kezelésénél pedig segítséget nyújt az ügyfelek beazonosításához.

Ügyintézők fül

A partnereinknél található kapcsolattartó személyeket, ügyintézőket az ügyfélrögzítő ablakban az Ügyintézők fülön, vagy az Ügyfélkezelés/Ügyintézők menüpontban  lehet rögzíteni. A Új ikonra kattintva lehet új ügyintézőt felvinni a rendszerbe. Részletesebben a hivatkozásra kattintva olvashatnak róla.

Kategóriák fül

Kategóriák segítségével csoportosíthatjuk, illetve kategorizálhatjuk partnereinket. Erről részletesebben a hivatkozásra kattintva olvashatnak.

Termékek fül

Az ügyfelek adatlapján található Termékek fülön hozzárendelhető partnerünkhöz az általa szállított vagy vásárolt  termékek köre. Két opcionális jelölő található itt, Vevői és Szállítói korlátozás aktív névvel. E-szerint be tudjuk állítani, hogy a korlátozást milyen esetekben alkalmazza a program. 

Amennyiben a Vevői korlátozás aktív opció van jelölve, úgy értékesítési bizonylatainknál az adott ügyfél kiválasztása után csak azon termékeket ajánlja fel a program, amelyek itt fel lettek rögzítve.

Amennyiben a Szállítói korlátozás aktív, abban az esetben beszerzési bizonylatainknál működik a termékek felajánlása ugyanebben a formában.

Bizonylat sablonok fül

Az ügyfelek adatlapján megadhatóvá vált az alapértelmezett bizonylatsablon. Amennyiben van(nak) olyan partnere(i), ahol az alapértelmezettől eltérő nyomtatási képet szeretne használni előre definiálható bizonylattípusoknál, akkor ez a fejlesztés lehetőséget biztosít erre. Ennek részleteiről a hivatkozásra kattintva olvashat bővebben.

Történet fül

Az ügyfélszerkesztő ablakban a Történet fülön lekérhető az ügyfél számára kiállított összes bizonylat. (Ez a fül, új ügyfél felvitelekor még nem jelenik meg az adatlapon.) Bővebben erről a hivatkozásra kattintva olvashatnak.

Statisztika fül

Az ügyfélrögzítő ablakban a Statisztika fülön lekérhető, hogy az adott partner mikor lett felrögzítve a nyilvántartásba, adatait mikor módosítottuk utoljára. Bővebben erről a hivatkozásra kattintva olvashatnak.  

Kapcsolt cégek fül

Adminisztrációs folyamatainkat egyszerűsíthetjük, ha partnereink kapcsolt cégeit is felvisszük a rendszerbe. Ezt az ügyfélrögzítő ablakban a Kapcsolt cég fülön teheti meg. Bővebben erről a hivatkozásra kattintva olvashatnak.  

Árak fül

A termékek, illetve szolgáltatások árait az ügyféltörzsön belül az ügyféladataiban is megtekinthetjük. Bővebben erről a hivatkozásra kattintva olvashatnak.  

Megjegyzés fül

Az ügyfélhez kapcsolódón írhatunk számunkra jelentős megjegyzéseket, jegyzeteket. Ez nem megjeleníthető, és nem is kerül feltüntetésre semmilyen bizonylaton, ez csak részünkre szolgál belső információval, amit az ügyfél adatlapját megnyitva tekinthetünk meg.

Ügyfél adatlapon lapkezelés megvalósítása 

A termék adatlaphoz hasonlóan már az ügyfél adatlapon is be tudjuk állítani, hogy a fülek közötti navigálás egyszerűbb legyen. Ehhez használjuk az adatlapon található lefelé mutató nyilat, amely megjeleníti az összes ide tartozó fület.

A beállítás egészen addig érvényben marad, amíg a lefelé mutató nyíl használatával alaphelyzetbe nem állítjuk.