Elektronikus számlázás

Elektronikus számla kibocsátása esetén jelentősen csökkenthetőek a számlázás költségei (papír ktg., festék ktg., posta ktg. megtakarítás).

Elektronikus számla létrehozására, és hitelesítésére három különböző módszer áll rendelkezésünkre a programban. (Távoli hitelesítés használata Számlafutár hozzáférés megadása opció használata már nem támogatott).

A Karbantartások menüben a Rendszer beállítások / Általános / E-számla  pontban választhatjuk ki, a saját ügyviteli folyamatainknak megfelelőt.  

E-számla állományok létrehozása hitelesítés nélkül  opció választása esetén, meg kell adnunk a Kimenő számlák mappájának útvonalát. Ide kerülnek az elektronikus számlák elkészítésével létrejött xml és pdf fájlok. Ezek hitelesítését – szükség esetén – a Kulcs-Ügyvitel rendszeren kívül, az xml és pdf fájlok felhasználásával végezhetjük el (pl. elektronikus aláírással).

Az elektronikus számla elkészítéséhez az Ügyfelekhez rögzíteni kell Elektronikus számlázási címet.

Távoli hitelesítés használata (E-számla.hu hozzáférés megadása) opció választása esetén az Ügyfélszolgálatunkkal előzetesen egyeztetett és az Appsol Zrt.-től kapott Felhasználó nevet és Jelszót kell a beállítás során megadni.

Ez esetben is az elektronikus számla elkészüléséhez az Ügyfélhez  rögzíteni kell Elektronikus számlázási címet és e-mail címet valamint adószámot.

Ezen számlák hitelesítése megtörténik elkészítésük során, és megtekintésükre az Appsol Zrt. oldalán van lehetőség. Mint kibocsátó, a belépési adatok megadásával kérdezhetjük le az Appsol Zrt. online felületén, a kiállított elektronikus számlákat. Ügyfeleink pedig, értesítést kapnak arról, hogy e-számla került kiállításra a részükre, és megkapják az Appsol Zrt. oldalán történő megtekintéshez szükséges információkat is.

FONTOS!

Elektronikus számla kiállításakor a vevő adatainak részletes kitöltése mindenképpen szükséges, mivel az e-számla szolgáltató ezen adatok nélkül, nem tudja feldolgozni az elektronikus számlát [ország, közterület, közterület jellege, stb]

Saját tanúsítvány használata automatikus helyi hitelesítéssel

Az elektronikus számlázási metódusok új funkciójaként megvalósításra került az E-szignó általi hitelesítési típus. Ehhez a Karbantartás / Rendszer beállítások / E-számla menüponton belül hitelesítési típusként a „Saját tanúsítvány használata automatikus helyi hitelesítéssel” opciót kell választani.

Az E-szignótól kapott segédprogram feltelepítése után meg kell adni az elérési útvonalát, valamint a hozzá kapott termékszámot, illetve az aláíró kulcshoz tartozó felhasználói adatokat. Megfelelő paraméterezés után az elkészült számla PDF-et a külső segédprogram ellátja a szükséges tanúsítvánnyal.

A funkció igénybe vételével kapcsolatban további részletekről az alábbi elérhetőségen tájékozódhat.

A három opción kívül még van lehetőségünk Kulcs-Soft Elektronikus számla modul segítségével is elektronikus számla hitelesítésre, ennek részleteiről a hivatkozásra kattintva bővebben olvashatnak.

További fejlesztések 

Megvalósítottuk azt, hogy az E-számla.hu rendszerébe küldött számlák letöltése esetén is láthatóak legyenek a kiterjesztett gyártói felelősségi adatok a nyomtatási képen. A továbbiakban ezt az adatot is küldjük, így ha partnerünk ezen a felületen keresztül kapja meg a számlát, látni fogja ezeket az adatokat is. Beállítani nem szükséges külön semmit. 

E-számla küldésekor ügyfél értesítő kikapcsolási lehetősége 

Az ügyfelek adatlapján, azon belül is a címkezelés részben elérhetővé vált egy új opció, amely segítségével beállítható, hogy az adott címre küldendő e-számlákról az e-szamla.hu indítson-e automatikusan értesítést. Csak akkor jelenik meg, ha az adott cím típusai között az „E-számla cím” is be van kapcsolva.

A fenti kép szerint alapértelmezetten be van kapcsolva, ez a korábbi működésnek megfelelő, miszerint az értesítés automatikus.

A fenti beállításokkal akár az is elérhető, hogy több cím felvételével egy adott partnernek bizonyos esetben menjen értesítés az e-számláiról, bizonyos esetben ne. Természetesen arra figyelni kell, hogy az adott bizonylat mindig a megfelelő címre legyen rögzítve.

Devizás e-számlákon szereplő IBAN szám átadása 

A program legújabb verziójában elkészített e-számlákon szereplő IBAN és Swift kódok is átadásra kerülnek az e-szamla.hu rendszerébe. 

Idegen nyelvű e-számla felküldésénél plusz információk

Az idegen nyelvű vagy több nyelvű e-számla feltöltés esetén, felküldjük az e-szamla.hu felé az áfa idegen nyelvű megnevezését, valamint a hozzá tartozó idegen nyelvű megjegyzést is.

Csoportazonosító küldése e-számla használata esetén 

„Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: Áfa tv.) 169. § d) pontjának 2017. január 1-jei hatállyal módosított dc) alpontja alapján a belföldön letelepedett adóalanynak kötelező a számlán feltüntetnie a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője azon adószámának vagy csoportos általános forgalmiadó-alanyiság esetén csoportazonosító számának első nyolc számjegyét, amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítette feltéve, hogy a számlában áthárított adó eléri vagy meghaladja a 100 000 forintot. Ennek megfelelően a vevői adószám, csoportazonosító szám kötelező feltüntetésére vonatkozó, 1 millió forintban megállapított adóértékhatár 2017. január 1-jével 100 000 forintra csökken.”

A fenti törvényi hivatkozás értelmében az e-számla rendszerbe felküldésre kerül az adószámon kívül a csoportazonosító is. Ehhez a megfelelő bizonylatsablonokon be kell állítani a csoportazonosító megjelenítését, mind ügyfél, mind saját profil oldalon:

A beállítás hatására az e-számlázással küldött bizonylatok fejlécében meg fog jelenni a csoportazonosító:

Hasonlóan mint a Kulcs-Ügyvitelben nyomtatott bizonylatok esetében:

Ügyfél mentéskor adószám formátum ellenőrzés e-számlás cím esetén

Ha az ügyfél adatlapon rögzítésre kerül legalább egy elektronikus számlázási cím, akkor az adószám formátuma kötött, ami azt jelenti, hogy nem elegendő csak a törzsszám megadása. Erre azért van szükség, mert az e-szamla.hu ebben a formátumban nem tudja elvégezni a partner regisztrációját. A szoftverünkben történő sikeres elektronikus számla rögzítés miatt ilyen esetben az alábbi üzenettel tájékoztatunk az ügyfél adatlap mentésekor:

Elektronikus számlázási lehetőség esetén tehát az elfogadott formátum: 12345678-9-10