TARTALOMJEGYZÉK
1. Általános
Az új modul segítségével a Kulcs-Ügyvitel alapú számlázó szoftverekben a hatályos jogszabályoknak megfelelő elektronikus számla állítható elő. Az új megoldással lényegesen egyszerűbb, olcsóbb és környezetbarát megoldást nyújtunk a hagyományos, papír alapú számlázáshoz képest. A digitális dokumentumkezelés jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket is. Nincs nyomtatási, postázási költség, a tárolás lényegesen egyszerűbb és olcsóbb, ezen felül bármikor könnyedén (akár évek múlva is), másodpercek alatt visszakereshetők és rendelkezésre állnak, szemben a hagyományos számlákkal.
1.1. Törvény háttér
Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet alapján az elektronikus számlák archiválását a NAV Online Számla adatszolgáltatásába épített, az elektronikus számla adattartalmát védő HASH-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett.
A számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejön egy elektronikus számla dokumentum (például egy PDF fájl, amelyet nem szükséges elektronikus aláírással és időpecséttel sem ellátni), melyre az Ügyvitel szoftver egy úgynevezett HASH-kódot képez és ezt a hexadecimális számot a számláról adott NAV adatszolgáltatás részeként közli. Eladó oldalon a kibocsátott, vevő oldalon az eladótól kapott elektronikus számlát megfelelő adathordozón őrizni kell, illetve érdemes róla biztonsági másolatot készíteni. Ha egy adóhatósági ellenőrzés közben az elektronikus számla (jelen esetben egy PDF fájl) hitelességét és sértetlenségét igazolni szükséges, akkor erre megfelelő módszer az őrzött állományon az eladó által az adatszolgáltatásban megjelölt algoritmussal képzett HASH kód, valamint az eladó/vevő által őrzött állományon az adott algoritmussal képzett HASH kód egyezősége. Ha tehát az ellenőrzés közben az adott algoritmussal megképzett HASH kód értéke azonos azzal, amit az eladó a számla kiállításakor megadott, akkor bizonyítottnak tekinthető az elektronikus számla Áfa tv-ben megkövetelt hitelessége (ténylegesen az eladó adta ki) és sértetlensége (keletkezése óta az adattartalmán nem módosítottak).
Továbbra is érvényes, hogy az elektronikus számlázáshoz a számlabefogadó beleegyezése szükséges az Áfa tv. 175. § (3) bekezdés b) pontja értelmében. Fel kell hívni a figyelmét, hogy az ilyen típusú bizonylatok tárolásáról szintén elektronikus formában kell gondoskodni (PFD állomány tárolása). Abban az esetben, ha kizárólag papíralapon, kinyomtatva őrzi meg, akkor az Áfa tv. előírásába ütközően jár el. Amennyiben a befogadó az elektronikus számlázásba nem egyezik bele, akkor a kibocsátónak gondoskodnia kell a papír alapú számla megküldéséről.
2. Modul aktiválása
2.1. Szoftver körülmények
A Kulcs – Elektronikus számla modul olyan szoftvercsomagokhoz integrálható, amelyek tartalmaznak számlázó részt és legalább „Perfekt” szinten vannak. Például:
Számla -és Készlet Prémium
Számla Perfekt
Ügyvitel Prémium
Stb.
2.2. Termékszám aktiválása
A vásárláskor kapott termékszám a „Karbantartás / Termékszámok” menüpontban vihető fel a rendszerbe. Több céges használat esetén azt válasszuk ki program indításkor, amelyben az elektronikus számlázást használni szeretnénk.
3. Beállítások paraméterezése
Az első Kulcs-Soft elektronikus számla kiállításához és kiküldéséhez szükség van néhány új beállítás elvégzésére. Az alábbi pontokban szereplő műveleteket célszerű sorrendben elvégezni, mert vannak benne egymásra épülő elemek.
3.1. Rendszer beállítások megadása
Első lépésben a „Karbantartás / Beállítások / Rendszer beállítások” menüpontban az E-számla
„típusát” kell megadni: Kulcs-Soft hitelesítésű elektronikus számla.
A típust kiválasztva megjelenik egy új opció: Kimenő számlák mappája
Fontos, hogy a szoftvert üzemeltető felhasználó a beállított mappára írási -és olvasási jogosultsággal is rendelkezzen. Ez a több gépes rendszerekre (szerver – kliens) is érvényes. Amennyiben a felhasználó nem rendelkezik a megfelelő jogosultsággal (írási), hiába választja a bizonylat mentésekor az „e-számla” opciót, a program nem fogja tudni rögzíteni a PDF állományt, vagyis a NAV adatszolgáltatáshoz szükséges HASH nem előállítható. Ilyen esetben egy üzenetben tájékoztatást küld a felhasználónak, hogy kívánja-e „papír alapú” számlaként menteni a bizonylatot.
Amennyiben korábban már használt eltérő típusú elektronikus számlázási módszert, például „Távoli hitelesítés használata” opciót, akkor az ilyen formában kiállított bizonylatokkal végzett esetleges további műveletekhez vissza kell állítani a beállítást. Ennek az oka, hogy például egy külső rendszerben előállított, hitelesített számla érvénytelenítésének mind adattartamban, mind számlaképben meg kell egyeznie az eredetivel.
3.1.1. Adatbiztonsági javaslatok / kritériumok
A mentési mappát célszerű egy nagyon magas megbízhatóságú eszközre beállítani. Ezen kívül különböző biztonsági mentési technikákkal is érdemes gondoskodni arról, hogy ne állhasson fenn adatvesztés (tükrözés, felhős mentés, stb.).
Az elkészült PDF állományok a szoftverből nem pótolhatók!
Miért? Az adatszolgáltatásban a NAV felé beküldésre került HASH kódot eredményül adó új fájl létrehozása fizikailag nem lehetséges. Még ha minden adatában meg is egyezik a számla az eredetivel, egy esetleges új rögzítésű PDF fájl metaadataiban (például rögzítés időpontja) biztosan eltérne a korábbitól, ami azt eredményezi, hogy más HASH kódot ad vissza az algoritmus. Mivel eltér a NAV-nál már meglévő HASH-től, így a PDF fájl az 1.1. pontban ismertetettek szerint nem érvényes, nem használható fel hiteles elektronikus számlaként.
3.1.2. PDF állománnyal történő műveletek
Másolás: a PDF fájlból bármennyi példány képezhető. Mind hitelesnek számít, ugyanis az előállításkori HASH kódot tartalmazza.
Átnevezés: A fájl neve tetszőlegesen módosítható (ám a könnyebb azonosítás végett nem javasolt – erről részletek egy későbbi pontban).
Szerkesztés: Semmilyen formában sem engedélyezett! Bármilyen PDF szerkesztő programmal való megnyitás – mentés után rögtön megváltozik a belőle képzett HASH kód, innentől nem számít az adott ügyletet igazoló dokumentumnak.
3.2. E-mail szerver konfiguráció
Az elektronikus számla automatikus kiküldéséhez szükség van egy levelező szerverre, illetve egy ahhoz tartozó postafiókra (erre a legtöbb ingyenes levelező rendszer is alkalmas, többek között a Gmail). Megadásuk a „Karbantartás / Törzsadatok / Kiegészítő adatok” menüpontban történik.
3.2.1. Email szerver
Általában a szolgáltatótól függő adatok megadása szükséges. POP3, IMAP és Exchange szerverrel is üzemeltethető.
3.2.2. Postafiók
A „Fiók adatok” kitöltése kötelező. Ezután ki kell választani a használni kívánt E-mail szervert (az előző pont szerint már konfigurálásra került), majd megadni a kimenő üzeneteknél az ehhez a postafiókhoz tartozó felhasználónevet, jelszót.
3.3. Elektronikus számla beállítások
A „Karbantartás / Beállítások / Kulcs - Elektronikus számla beállítások” menüpontban állíthatók be az e-mail küldéshez tartozó alapértelmezett paraméterek. Az elektronikus számla kiállításakor még felülbírálható, például ha egyedi kísérőszöveg, vagy másik postafiókról való kiküldés szükséges.
Az üzenet tárgya tetszőleges, illetve a levél kísérőszövege is.
3.4. Bizonylat sablonok beállítása
Aki már használta korábban, vagy ismeri a régebbi e-számla opcióinkat, annak nem lesz újdonság, ugyanis a fejléc beállítási módszerén nem változtattunk. A Karbantartás / Törzsadatok / Bizonylatok / Bizonylat sablon menüpontban keressük meg az elektronikus számlázáshoz használni kívánt számlaképet és a Feliratok részben kapcsoljuk be a „példány” opciót.
Ennek hatására az elkészült PDF állomány fejlécében megjelenik a kívánt szöveg.
Mivel az elektronikus számlából egyetlen hitelesített állomány készül, ezért a példányszám abszolút nem releváns információ, így ilyen esetben nem kerül fel a bizonylatra.
Fontos megjegyezni, hogy az Áfa tv. 169. §-a alapján a számlának nem tartalmi eleme a számla megjelenési formájára vonatkozó utalás, és ilyen előírás egyik adójogszabályban sem található. A fenti beállítás tehát nem kötelező, viszont a megjelenési forma egyértelműsítése végett praktikus lehet. A számla tehát a számlakibocsátás és -befogadás módjától függően lesz elektronikus vagy papír alapú és nem attól, hogy ezt ráírják.
3.4.2. Lábléc szövegezése
Annak értelmében, hogy nyomatékosabbá tegyük, hogy elektronikus úton kibocsátott számláról van szó, vagyis a tárolási formáját is így kell megválasztani, a láblécben lecseréltük a szövegezést. Ez teljesen automatikus, minden ilyen formában kiállított e-számla esetén érvényesül.
4. Vevők karbantársa elektronikus számlázáshoz
Ahhoz, hogy a program felkínálja az e-számla rögzítés lehetőségét, a vevők adatlapján szükség van néhány kötelező elem felvezetésére. Az egyik ilyen az „E-mail” cím adat, ami a bizonylat kiküldésekor kerül felhasználásra (szintén felülbírálható kiküldés előtt). Több e-mail cím is megadható, ebben az esetben a kiküldés akkor lesz sikeres, ha ; karakterrel vannak elválasztva egymástól (szóköz nélkül).
A másik fontos vevő tulajdonság, ami nélkül nem rögzíthető e-számla, hogy a bizonylaton megadott számlázási cím rendelkezzen az „E-számla cím” tulajdonsággal. Ez a „Címek” fülön állítható be.
Az „E-számla értesítés azonnal” jelölő a Kulcs-Soft általi hitelesítés rendszer beállítás esetén nem játszik szerepet.
Amennyiben az ügyfél adatlapon a „Kötelező e-számla” opció aktív, a bizonylat kiállításakor csak az elektronikus számla rögzítési lehetőségét ajánlja fel a szoftver.
5. Elektronikus számla kiállítása
Ha a bizonylaton olyan vevő, valamint számlázási cím kerül beállításra, amely az előző pont alapján „E-számla cím” tulajdonsággal rendelkezik, a mentési lehetőségek között megjelenik a „Mentés és E-számla” opció.
Mentés után feljön az e-mail küldő felület a 3.3.-ban elvégzett beállítások alapján. Ezen a ponton tetszőlegesen módosítható a kísérő e-mail szövegezése, tárgya, a címzett lista, vagy akár a küldő postafiókja (az átírt szövegek nem kerülnek mentésre, csak az elektronikus számla beállításokból).
A sikeres levélküldés tényéről a program üzenetben tájékoztat (bizonylatszám + címzett lista megjelöléssel együtt).
Amennyiben a folyamat valami oknál fogva sikertelen lesz, arról is figyelmeztető üzenetet küld.
Fontos, hogy ilyen esetben a számlabefogadóhoz nem jut el a bizonylat, így a küldést meg kell ismételni a probléma elhárítása után (például a helytelenül beállított e-mail szerver módosítása, vagy egy esetleges internetkapcsolat megszakadás esetén).
5.1. Elektronikus számla újraküldése
Két lehetőség van a bizonylat(ok) ismételt kiküldésére.
5.1.1. Újraküldés Ügyvitel szoftverből
A számla listán a szóban forgó bizonylaton jobb egérgombos kattintásra felugró menüből kiválasztható E-számla / Újraküldés funkciót indítva.
Ennek hatására ismételten felugrik a levél küldő ablak, de megjelenik rajta egy segédlet, illetve egy „PDF fájlok tallózása” funkció, ahol a kiküldendő számla kiválasztható.
A segédlet a könnyebb azonosítás végett kiírja, hogy milyen néven kell keresni az adott állományt. Fontos, hogy azt a fájlnevet tartalmazza, amit a bizonylat rögzítésekor automatikusan adott neki a szoftver. Bár a fájlnevek tetszőlegesen módosíthatók mentés után, azért nem javasoljuk ezt a műveletet, mert a segédlet alapján nem lesz kiválasztható.
Annak érdekében, hogy a megfelelő PDF kerüljön az adott bizonylathoz, küldés előtt a csatolt állományból képződik egy HASH kód, ami összehasonlításra kerül a számla rögzítéskor kapott HASH kóddal. Ez azt jelenti, hogy gyakorlatilag még ha átnevezésre is került az állomány, az kiküldhető lesz, viszont ha fizikailag rossz PDF kerül csatolásra, akkor nem küldhető ki az email.
Egyszerre több bizonylat újra küldésére is van lehetőség, a számla listán többszörös kijelölést alkalmazva. Ennek egyetlen kritériuma, hogy csak ugyanazon vevő számára kiállított elektronikus számlákból. A következő ábrán látható, hogy ilyen esetben a segédlet az összes csatolni szükséges állomány nevét tartalmazza.
Tipp: a beállított levelező szervernek lehetnek méretkorlátjai, ennek függvényében nem érdemes túlzottan sok bizonylatot egyszerre újraküldeni.
5.1.2. Saját levelező rendszerrel történő kiküldés
Tetszőleges levelező rendszerrel is kiküldhetőek az elkészült számlák. Ennek a legfőbb hátránya, hogy nincs rálátása a programnak és nem tudnak lefutni a szükséges ellenőrzések. Ilyenkor kiemelten figyeljen arra, hogy a vevő számára megfelelő PDF kerüljön a csatolmányok közé.
5.2. Egyéb rögzítési szabályok
Elektronikus számla érvénytelenítése, módosítása szintén csak elektronikus számla kiállítással történhet
Ha nem megfelelő jogosultsággal rendelkezik az elkészült PDF tárolására beállított mappán (vagy törlésre, átnevezésre kerül a mappa rögzítés előtt), akkor papír alapú számla jön létre
6. Egyéb kritérium
Fontos, hogy mivel az elektronikus számlák áfatörvény szerinti hitelessége és sértetlensége (1.1 és 7. pontban lévő hivatkozások alapján) a NAV felé nyújtott adatszolgáltatáson keresztül biztosított, így hiteles elektronikus számla csak abban az esetben állítható ki, ha a NAV felé gépi adatszolgáltatás történik az Ügyvitel szoftverből.
Az Ügyvitel szoftverben az alábbi esetekben nem történik adatszolgáltatás, vagyis ilyen esetekben NEM állítható ki elektronikus számla sem:
OSS rendszerben vállalt bejelentés. Ez az „átvállalás” az ügyfél adatlapján jelölhető „OSS rendszerben teljesített adóbevallási, fizetési kötelezettség” tulajdonsággal történik.
A törvény azt mondja, hogy az adatszolgáltatás kiváltható az OSS rendszerben való teljesítéssel, nem kötelezően kiváltandó. Ha ilyen tulajdonsággal rendelkező partnernek szeretnénk elektronikus számlát kiállítani, akkor a fenti képen látható jelölő kikapcsolása szükség. Így a szoftver már el tudja végezni az adatszolgáltatást a NAV felé, amellyel a kiállított PDF állomány hiteles elektronikus számlának minősül.
A számla kiállító cég nem magyar illetőségű, nincs magyar adószáma, vagyis nem kötelezett a NAV felé történő adatszolgáltatásra.
Nincs forintban kifejezett ÁFA (ergo külföldi illetőségű a számlakiállító cég). Amennyiben cége magyar adóalany és nincs forintban kifejezett áfa, az hibás számlázási eljárás, ami nem megfelelő szoftverbeállítás miatt történhet.
A NAV felé nem végezhető adatszolgáltatás forintban kifejezett ÁFA nélkül. Akkor állhat fenn ilyen eset, ha eltérő alapdevizával használja a programot (Pénznem), az áfa is eltérő alapdevizában van megadva (Áfa pénznem) és forinttól eltérő bizonylattömbre rögzíti a számlát. Ilyen esetben a programnak nincsenek meg a kellő árfolyam adatai az áfa forintosításához, emiatt olyan beállításnak érzékeli, hogy külföldi illetőségű a cég.
7. Hivatkozások
NAV - Az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók https://nav.gov.hu/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416
1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól
https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1800001.ITM
Áfa törvény https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=a0700127.tv
NAV Online Számla Dokumentáció https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok
További fejlesztések
Kulcs – Elektronikus számla modul: nyomtatási kép megtekintési lehetőség
Amennyiben a Kulcs – Elektronikus számla modult használjuk, az új verzióban lehetőség lesz az így kiállított elektronikus számlák nyomtatási képének megtekintésére. A nyomtatási képet a szokásos módon, a lenti képen látható ikonnal tudjuk előhívni és ellenőrizni, mindent megfelelően állítottunk-e be a számlán.
E-számla 2.0: csatolmány küldési lehetőség
Ügyfeleink kérésének eleget téve az új verzióban már van lehetőség elektronikus számlát kiküldeni úgy, hogy dokumentumot csatolunk mellé, például teljesítési igazolást, vagy esetleg átadás-átvételi bizonylatot. Az elektronikus számla mentése után a felugró ablak tájékoztatja a felhasználót arról, hogy a PDF formátumban elkészített számla már csatolva van.
A PDF fájlok tallózása gomb megnyomásával pedig további PDF állományok csatolására van lehetőség, de maximum három fájlt tudunk csatolni. A csatolt dokumentumokat a program jelzi az e-mail küldés beállításainak ablakában.
Az OK gomb használata után a rendszer a megadott e-mail címre kiküldi az elektronikus számlát, a csatolmányokkal együtt.
Kulcs-Ügyvitel Modul: Elektronikus számla – Számlák listájában az elektronikus számla kiküldésének dátuma
Amennyiben az Elektronikus számla modullal e-számlát küldünk partnereinknek, az új verzióban már van lehetőség arra is, hogy a számlák listájában láthassuk a bizonylatok kiküldési dátumát.
Az utolsó e-számla kiküldési dátumra szűrni is tudunk.
E-számla modul – csatolt állományok törlési lehetősége
A Kulcs-elektronikus számla modulban megvalósításra került, hogy ha bizonylat újra küldés szükséges, viszont hibás állomány került kiválasztásra, ami nem megy át a program validációján, akkor ne kelljen újra kezdeni a folyamatot.
Ha a bizonylat megakadt az ellenőrzésen (nem egyezik meg a kiküldendő állomány azzal, ami eredetileg elkészült), akkor az „Egy vagy több PDF helytelen” üzenet érkezik:
A kiválasztott fájlokra kattintva (a fenti kép szerint az „1 fájl kiválasztva” opcióra) a felugró ablakban törölhetőek a hibás állományok:
Az Elektronikus számla modulunk működéséről bővebben az alábbi leírásból tájékozódhatnak:
