A partnerekhez tartozó szerződéseket az Ügyfélkezelés, Szerződések ikonra kattintva vihetjük fel, illetve itt tekinthetjük meg az eddig rögzített szerződéseket.

Szerződés felvitele:

Az Új szerződés ikonra kattintva rögzíthetünk új szerződést.

A félkövér betűkkel, illetve sárga színnel jelölt mezőket kötelezően ki kell tölteni.

Szerződéshez a következő adatokat tudjuk hozzárendelni:

• Vevőt és a vevővel kapcsolatos adatokat (vevőkód, vevő cím, ügyintéző).
  Amennyiben az ügyféltörzsben megadtuk a vevő adatait, akkor itt a szerződés felvitelénél elegendő csak a vevőt kiválasztani, a többi szükséges adatot a program kitölti.
• Érvényességet, Pénznemet, Engedményt/felárat, Iktatószámot, Részlegszámot, Munkaszámot, Projektet, Szerződés tárgyát
  Ezen adatok alapján tudunk a későbbiekben szűrni.
• Dokumentum sablont
  A felrögzítés után kinyomtatható a szerződés, amennyiben dokumentum sablont rendelünk a szerződéshez.
  A szerződést ki tudjuk nyomtatni, ha a Nyomtatás ikont válasszuk. Ha csak a nyomtatási képet szeretnénk megtekinteni, akkor a Nyomtatási előnézet ikonra kell kattintanunk.
• Terméket
   Terméket az Új ikonra kattintva tudunk felrögzíteni.

A bizonylatszámot a program generálja, tehát azt nem nekünk kell megadni. Továbbá megjegyzést lehet még fűzni szerződéshez.

Szerződések kategorizálása

A szerződéseket kategorizálására is lehetőséget nyújt a program. Kategóriákat létre lehet hozni a Karbantartás, Törzsadatok/Kategória besorolások/Szerződés kategória pontban, illetve a szerződésrögzítő ablakban.

A szerződésrögzítő ablakban a Kategóriák szerkesztése menüpont segítségével szerkeszthetjük a kategóriákat és azok elemeit.

Az Új ikonra kattintva tudunk új kategóriát létrehozni.

Alkategóriák létrehozása úgy valósítható meg, hogy ha a korábban létrehozott főkategóriára kattintunk, majd az Új gomb segítségével felvisszük az alkategóriákat.

Szerződések érvénytelenítése

A szerződéseket lehet a rendszerben érvényesíteni, illetve érvényteleníteni. A szerződés állapota a szerződéslistában az Érvénytelen nevű oszlopban látható.

Érvényesíteni egy szerződés úgy tudunk, hogy ha a listában kiválasztjuk az adott szerződést és az Érvényesít gombra kattintunk.

Érvénytelenítést pedig úgy tudjuk elvégezni, hogy ha az Érvényesítés gomb mellett található Érvénytelenít gombra kattintunk. Vagy ezeket a listában is megtehetjük, ha jobb egérgombbal rákattintunk az adott szerződésre.

További fejlesztések

Szerződés készítése a kiválasztott alapján

Az Ügyfélkezelés/Szerződések menüponton belül lehetőség van új szerződést létrehozni egy már meglévő szerződés alapján. Kattintson jobb gombbal arra a szerződésre, ami alapján szeretné elkészíteni az új szerződést, majd nyomjon az „Új a kiválasztott alapján” gombra.

Ezenkívül a szerződésre jobb egérgombbal kattintva lehetőségünk van még jó 

Rendszeres bizonylatolás

A funkció segítségével különböző ciklusok alapján (napi, heti, havi, stb…) lehetőségünk van rendszeresen díjbekérőt és számlát kiállítani a rögzített szerződéseinkből.

A frissítés telepítésével a Karbantartás / Törzsadatok / Bizonylatok / Ciklus típusokat automatikusan feltöltöttük a következő adatokkal:

A listát természetesen lehet módosítani és új ciklus típusokat is rögzíteni valamint a meglévőket törölni (utóbbit addig, amíg nincs használatban).

A listában látható szorzó érték alapértelmezett értéke 1. Ez például egy napi ciklusnál azt jelenti, hogy 1 naponta lehet a szerződésből bizonylatokat készíteni. Ha a szorzó értékét módosítjuk 2-re egy napi ciklusnál, akkor az azt jelenti, hogy 2 naponta lehet bizonylatot készíteni. Ha például Havi és 2, akkor két havonta stb.

A szerződések ablak kiegészítésre került a következő új opciókkal:

Ha a Rendszeres bizonylatolás checkbox aktív, akkor a szerződésből, a beállított ciklus alapján, érvényességi időn belül, lehet rendszeresen díjbekérőt vagy számlát kiállítani.

A checkbox aktiválása után lehet kiválasztani az adott szerződésre a bizonylatolás ciklusát:

A „Státusz” egy automatikusan változó mező, ami a szerződésből készített bizonylatok alapján változik, tehát nem felülbírálható. A következő értékeket veheti fel:

• Díjbekérő készült a szerződésből -> Díjbekérő kiállítva
• Számla készült a szerződésből, ami nincs kiegyenlítve -> Számla kiállítva
• Számla készült a szerződésből, ami ki van egyenlítve -> Számla kiegyenlítve

Ha minden beállításra került a szerződésen, akkor a szerződések listájából indítható a rendszeres bizonylatolás. Ezt megtehetjük a lista fölött található ikon sorról vagy a listára történő jobb klikkes megoldás segítségével:

A szerződések felgyűjtése a listában látható kijelölés alapján történik. A kijelöléshez lehet használni a Windowsban is alkalmazott módszereket is (SHIFT + Bal klikk, CTRL + Bal klikk). A felgyűjtés figyelembe veszi az adott szerződés valutáját. Eltérő valuta esetén figyelmeztető üzenetet küld a szoftver:

A felgyűjtés során megvizsgáljuk a szerződés érvényességi idejét (kezdő és záró dátumát is). Ha érvényes a szerződés, akkor 2 felgyűjtési módszert alkalmazunk:

1. Felgyűjtjük azokat a szerződéseket, amikből a beállított ciklus alapján bizonylatot kell kiállítanunk

Ezeket a Bizonylat készítés és email küldése, valamint a bizonylat készítése opció esetén listázzuk ki.

2. Felgyűjtjük azokat a szerződéseket, amikből az adott ciklusban már bizonylatot állítottunk ki és újra ki szeretnénk küldeni távnyomtatás segítségével.

Itt mindig a legutoljára kiállított bizonylatokról küldünk új távnyomtatás értesítőt. Természetesen ehhez a Karbantartás / Beállítások / Távnyomtatás beállítások menüpontban aktívnak kell lennie a funkciónak.

Amennyiben a kijelölt szerződések között nincs olyan, amiből az adott ciklusban még nem állítottunk ki bizonylatot, abban az esetben a Bizonylat készítése és e-mail küldése, valamint a Bizonylat készítése opció alatt nem listáz ki szerződéseket a szoftver:

A felgyűjtés után a Rendszeres bizonylatok készítése ablakban a következő beállítási lehetőségeink vannak:

Ki lehet választani a szerződésből készítendő bizonylat típusát:

Ez lehet Díjbekérő illetve Számla.

Amennyiben több tömbünk van az adott bizonylathoz, abban az esetben azt is ki lehet választani, hogy melyik tömbbe készüljön el a bizonylat:

Az elkészült bizonylatra az Ügyfél adatlapján beállított fizetési mód kerül fel automatikusan, amennyiben az meg lett adva. A rendszeres bizonylatok felgyűjtése során be lehet állítani manuálisan is azt, hogy milyen fizetési móddal készüljön el a bizonylat. Ez akkor kerül felhasználásra, ha valamelyik ügyfél adatlapról hiányzik a fizetési mód.

Ha el szeretnénk térni az ügyfelek adatlapján beállított fizetési módtól, akkor a „Kötelező fizetési mód” jelölő bekapcsolásával egy kivételt eltekintve, minden esetben az itt beállított érték kerül érvényesítésre.

Fontos! Hiába van az új paraméterező ablakban kötelező fizetési mód bejelölve, amennyiben az ügyfél adatlapján ettől eltérő, de szintén kötelezően használandó beállítás van megadva, akkor a szoftver azt fogja érvényesíteni!

A szerződések listáját kibővítettük két új, szűrhető mezővel:

Ezek segítségével átláthatóbb listákat kaphatunk ciklus típus alapján a szerződésekből.

Két új fület is kialakítottunk a rendszeres bizonylatok nyomonkövetésére. Az egyik a szerződés ablakon belül kapott helyet, míg a második a szerződés lista alatt. Itt kerülnek megjelenítésre azok a rendszeres bizonylatok, amiket a szerződésekből készített a felhasználó.

Amennyiben egy korábbi szerződésen bekapcsoljuk a rendszeres bizonylatolás funkciót, abban az esetben az érvényességi idő kezdetéből a rendszerdátumig a beállított ciklus típus alapján lehet készíteni bizonylatokat. Ezért azt javasoljuk, hogy a régebbi szerződéseket zárják le és készítsenek új szerződést, amiből rendszeres bizonylatokat állítanak ki.

Ahhoz, hogy a rendszeres bizonylatolás funkció elérhető legyen a munkatársak számára, három jogosultsággal kell rendelkezniük:

1. Szerződés módosítása

2. Új számla felvitele

3. Új díjbekérő felvitele

Az elsőre azért van szükség, mert ha egy „rendszeres” számla kiállításra került, az visszaírásra kerül a szerződésre, tehát a felhasználónak tudnia kell módosítani. A 2-3 pedig azért, mert ezeket a bizonylatokat lehet kiállítani a szerződésből. A bizonylattömbönkénti jogosultság adás funkció nem támogatott.

Szerződések automatikus kiszámlázási lehetősége

A szerződések listájában új funkció érhető el. Az automatikus számlázás funkció segítségével a listában kijelölt szerződések alapján készíthetőek el automatizáltan a kapcsolódó számlák.

Automatikus számlakiállítás szerződés alapján

A következő ablakon beállítható az automatikusan kiállítandó számlákra vonatkozó árfolyam (ha nem a rendszer alapértelmezett pénznemében történik a számlázás), a számlákon alkalmazandó fizetési mód, a kiválasztott nyomtatási sablon, a feltüntetendő teljesítési dátum és akár törzsből választhatóan felső és alsó megjegyzés.

Automatikus számlázás beállítása

Az automatikus számlakészítés az OK gombbal indítható el. A számlakiállítás eredményességéről tájékoztató ablak jelenik meg.

Automatikus számlakiállítás naplója.

Rendszeres számlázásnál sztornózás kezelése

Szerződésből történő rendszeres számlázás funkciónk kibővítésre került. Amennyiben egy szerződés egy adott időszakra számlázásra került, majd ezt a számlát érvénytelenítették, akkor a korábbiakkal ellentétben már nem manuálisan kell újra felvenni. A szerződésből indított rendszeres számla funkció felgyűjti azokat az időszakokat is, ahol csak érvénytelenített számlát talál.