Dokumentumkezelés

Új dokumentum feltöltése

CSAK IKTATÓ MODUL VÁSÁRLÁSA ESETÉN ÉRHETŐ EL!

A Dokumentumok feltöltésére az Ügyfélkezelés/Dokumentum kezelés menüpont alatt van lehetőségünk, valamint minden olyan bizonylaton, ahol a Dokumentumok () jelet látjuk.

Az Új ikonból legördülő listán az Új dokumentum lehetőséget választva tölthetünk fel új iratot a rendszerbe. 

Ezek után választanunk kell, hogy közvetlenül fájlból, lapolvasó, vagy webkamera segítségével fogjuk-e a fájlt feltölteni. A következő lépés a fájl kiválasztása, illetve webkamera és lapolvasó esetén az elkészítése a megjelenő ablakon.

Amennyiben több dossziéban (bizonylattömbben) kezeljük a dokumentumokat – és nem egy már létező dokumentumhoz töltünk fel új dokumentumlapot, hanem új dokumentumot iktatunk, – ki kell választanunk a megfelelő bizonylattömböt is.

Ezután megjelenik a dokumentum adatlapja.

A Megnevezés szabadon szerkeszthető, alapértelmezetten felkínálja a program a kiválasztott fájl nevét. A Fájlnév mezőbe betallózhatunk másik fájt, amennyiben változtatni szeretnénk a kijelöltön. A Bizonylatszám (kiválasztott bizonylattömb automatikusan osztott következő azonosító száma), a Rögzítés dátuma, a Rögzítő adatai és a módosításra vonatkozó információk automatikusan kerülnek kitöltésre. Az Iktatószám mezőben rögzíthető a dokumentum azonosítását segítő belső, vagy külső iktatószámot (például ide rögzíthetjük akár az adott bizonylat számát), valamint a Dokumentum dátuma mezőben megadható egy a dokumentumhoz letárolandó dátum. A Küldő mezőbe a program ügyféltörzséből választhatunk ki egy partnert, a Felelős mezőben pedig megadható a program felhasználói közül az iratért felelős munkatárs.

A Dokumentum kezelés menü a programban csak az Iktató modul megvásárlása után érhető el.

Dokumentumok kategorizálása

A dokumentumok kategorizálására is lehetőséget nyújt a program. Kategóriákat létre lehet hozni a Karbantartás, Törzsadatok / Kategória besorolások / Dokumentum kategória pontban, illetve a dokumentum adatlapján.

CSAK IKTATÓ MODUL VÁSÁRLÁSA ESETÉN ÉRHETŐ EL!

FONTOS! Új kategória hozzáadása utána a program újraindul. Az Új ikonra kattintva tudunk új kategóriát létrehozni.

A dokumentum adatlapján a Kategóriák szerkesztése menüpont segítségével szerkeszthetjük a kategóriákat és azok elemeit.

Alkategóriák létrehozása úgy valósítható meg, hogy ha a korábban létrehozott főkategóriára kattintunk, majd az Új gomb segítségével felvisszük az alkategóriákat.

A Dokumentum kezelés menüt csak az Iktató modul megvásárlása után érhetjük el.

Új verzió hozzáadása a dokumentumhoz

Az új verziót tartalmazó fájl, mindig a dokumentumok, illetve a dokumentum lapok listájában aktív elemhez kerül feltöltésre. Az új dokumentum verzió hozzáadás funkcióra kattintva választanunk kell, hogy közvetlenül fájlból, lapolvasó, vagy webkamera segítségével fogjuk-e az új verziót feltölteni. A következő lépés a fájl kiválasztása, illetve webkamera és lapolvasó esetén az elkészítése a megjelenő ablakon.

CSAK IKTATÓ MODUL VÁSÁRLÁSA ESETÉN ÉRHETŐ EL!

Adjuk meg az Iktatószámot, a Felelős nevét a Küldő nevét.

A fájl kiválasztásának hatására a listában frissül a fájl megnevezése. Ettől kezdve, ha a listán ezt az elemet duplán kattintjuk, már az új verziót tudjuk megtekinteni. A dokumentum adatlapján, a Verziók fülön látható és az elemeken dupla kattintással megnyitható az egyes csatolt fájlok valamennyi feltöltött változata.

Új dokumentum lap verzió feltöltése esetén, a listából az adott lap legfrissebb verziója nyitható meg, de az előző verziók is megtekinthetők, ugyanúgy mint a dokumentumok esetében.

Ez a funkció, csak az Iktató modul megvásárlása után érhető el.

Megtekintés funkció

A Megtekintés funkcióval (vagy dupla kattintással) a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott fájl.

Abban az esetben, ha a program érzékeli, hogy a dokumentumot megnyitottunk szerkesztésre és a megnyitás óta az adott verzió nem lett frissítve (újra feltöltve) a fájlok tárolási mappájába, választási lehetőséget kínál fel, hogy a letárolt változatot, vagy a szerkesztés alatt állót kívánjuk-e megnyitni.

Ezeket az elemeket a listában piros színű ikonnal jelölten láthatjuk, valamint a program alsó eszköztárában is jelzést kapunk a vissza nem töltött fájlok számáról és az ikonra kattintva listázza az érintett dokumentumokat.

Módosított dokumentum tárolása listafunkciót választva megjelölhetjük, hogy új verzióként, vagy az eredeti módosításaként kerüljön visszatöltésre a módosított fájl változat.

Megnyitás

A Megnyitás (Enter) funkció segítségével a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott elem adatlapja.

Törlés

A törlés ikon segítségével, egy megerősítő kérdés elfogadása után, a dokumentum törölhető a listából és ezzel eltávolítható az érintett elem csatolt fájljai közül is.

További fejlesztések

Dokumentum kezelés listán előszűrő bevezetése

A fent megnevezett verziótól kezdve a dokumentum kezelő listát elindítva egy előszűrő ablak jelenik meg, ahol alapértelmezetten az utolsó negyedévben rögzített állományok vannak beállítva szűrési intervallumnak.

Az előszűrés gyorsítja a lekérdezést és a lista használatát, mert a régi, adott esetben már nem használt fájlok  nem kerülnek felgyűjtésre. A „Teljes lista” opcióval továbbra is lekérdezhető az összes elem, illetve listanézet használattal nagyobb intervallum is beállítható.

Egyedi iktatószám kezelés Iktató modulban

Amennyiben rendszerében elérhető a Kulcs-Iktató modul, akkor az új fejlesztésnek köszönhetően beállíthatóvá vált, hogy a dokumentumok tárolásakor alkalmazott iktatószám egyediségére a szoftver ellenőrzést hajtson végre. Erre a Karbantartás / Rendszerbeállások / Dokumentum kezelés menüpontban van lehetőség az „Egyedi Iktatószám kényszerítése” jelölő bekapcsolásával.

Hatására ha egy dokumentumhoz már megadásra került egy adott iktatószám, akkor a következőt a program nem engedi ugyanarra rögzíteni.

Fontos, hogy az opció bekapcsolása előtt rögzített, többszörös iktatószámokról nem küld figyelmeztetést a szoftver, csak ha a beállítás után szintén erre az iktatószámra történik rögzítés.