Az automatikus készletfigyelés funkció a Karbantartás / Beállítások / Rendszer beállítások / Általános / Készletkezelés menüpontban kapcsolható be. Hatására a kimenő bizonylatok mentésekor lefut egy ellenőrzés és egy listában visszaadja azokat a termékeket, amelyek készlete a beállított minimális mennyiség alá kerülnének a rögzítés által. Az üzenet informatív jellegű figyelmeztetés, vagyis a bizonylat rögzíthető akkor is, ha a minimális mennyiség alá csökken a készlet (nem tiltás).
A beállítás három értéket vehet fel:
- Nincs (korábbi működés, nincs ellenőrzés)
- Teljes készlet alapján
- Raktáranként
Ahhoz, hogy a raktárankénti figyelés alkalmazható legyen, a termékekhez részletesen fel kell venni, hogy melyik raktárakban milyen minimális mennyiségeket érvényesítsen a program. Ez a „Raktári mennyiségi paraméterek” opciónál rögzíthető.
Ha nem szükséges raktáranként nézni a készletmennyiségeket, akkor a „Teljes készlet alapján” opció mellett a termék fejben szükséges megadni a minimális mennyiséget.
Ebben az esetben tehát az összes készlettel hasonlítja össze a program a bizonylaton lévő mennyiségeket.
Például:
A raktár – X termék – 10 db készleten – 5 db minimális mennyiség
B raktár – X termék – 10 db készleten – 5 db minimális mennyiség
A termék „fejben” (tehát az összes készletre vonatkozó minimális mennyiség) szintén 5 db
Ha kiadási bizonylat rögzítése történik és X termékből 6 darab kerül rá B raktárról, akkor raktárankénti figyeléssel feljön az üzenet, hogy B raktár minimális készlete meghaladja a beállított értéket 1 darabbal. Ha hasonló feltételekkel rögzítünk bizonylatot és a „Teljes készlet alapján” opció van bekapcsolva, akkor a program megnézi, hogy összesen 20 db van X termékből, tehát nem fog minimális készlet alá eső terméket jelezni.
A fejlesztéssel tehát beállítható az is, ha „szigorúan” van véve a készlet és minden raktárban külön-külön figyelni szeretnénk a minimális mennyiségeket, illetve az is, ha elegendő globálisan nézni (kvázi ha az a cél, hogy „céges szinten” mindig meglegyen a minimális mennyiség).
Az alábbi bizonylatok mentési folyamatába kerül beépítésre:
- Számla
- Szállítólevél
- Raktári kiadás
- Raktárközi átadás
- Gyártás
- Vevői rendelés