Naptár és emlékeztetők

Az Ügyfélkezelés menüponton belül található egy Naptár ikon. Ezen ikon segítségével tarthatjuk nyilván és szerkeszthetjük emlékeztetőinket.

Az Új emlékeztető gombra kattintva rögzíthetünk új eseményt. Továbbá a képernyőn az egér jobb gombjával kattintva is lehetőségünk van emlékeztető rögzítésére.

Új időpont felvételnél, adjuk meg az emlékeztető Tárgyát, a Kezdés és a Befejezés dátumát, időpontját, az Állapotát, és a Megjegyzést, amihez részletesebb információkat is írhatunk. Amennyiben végeztünk, mentsük el az emlékeztetőt.

A Naptár menüpontban a nézetet is tudjuk módosítani.

Nézetek:

• Napi nézetben az adott napi bejegyzések tekinthetjük meg.

• Heti nézetben adott heti emlékeztetőket láthatjuk. 

• Munkahét nézetben heti munkanapokra vonatkozó emlékeztetőket mutatja. 

• Havi nézetben az adott havi emlékeztetőket tekinthetjk meg. 

• Időrendi nézetben időrendben tekinthetjük meg az emlékeztetőket. 

Outlook naptár integrálása az Ügyvitelbe

Az új funkcióval a Microsoft Outlookban kezelt naptár adatok néhány kattintás segítségével átemelhetők a Kulcs-Ügyvitelbe, valamint az ott elvégzett módosítások után vissza is tölthetők. A naptár szinkron Prémium programváltozatainkban, illetve Extra naptár modul használata mellett érhető el.

A funkcióhoz szükséges beállítások, illetve az import, export folyamat, az Ügyfélkezelés / Naptár menüpontból indítható, az alábbi gomb segítségével:

Hatására első lépésben elindul egy keresés az adott felhasználói fiókhoz tartozó Outlook naptár fájlok között. Miután végzett, az „Outlook naptár útvonala” mezőben ki kell választani a szinkronizálni kívánt naptárat.

Ezek után már csak azt kell kiválasztani, hogy melyik irányba szeretnénk a szinkronizációt lefuttatni. Import esetén a fájlból emeli át az elemeket az Ügyvitel szoftverbe, export esetén ennek a fordítottja.

Fontos kiemelni, hogy a szinkronizációs folyamat alapja nem frissítés, hanem törlés és újra létrehozás az Outlook irányában (Outlook -> Ügyvitel irányban megoldható a frissítés). Körültekintően kell tehát eljárni, ellenkező esetben olyan elemek módosulhatnak, amelyekre nem lett volna szükség.

Vegyük azt az alap esetet, ha például 2020.07.01 10:00-11:00 dátumra van egy esemény az Outlook naptárba, majd ez importálásra kerül az Ügyvitelben. Ezután az Ügyvitelben rögzítésre kerül ugyanerre a napra 13:00-tól 14:00-ig egy másik esemény,  illetve az Outlookban is 11:00 és 12:00 között. Ilyenkor ha az Ügyvitelben az exportot választjuk, akkor át fog kerülni a 10:00 – 11:00, a 13:00 – 14:00, valamint 11:00 – 13:00 között egy „szabad” intervallum. Eredmény, hogy az Outlookban rögzített 11:00 – 12:00 „el fog tűnni„, pontosabban a szinkronnak megfelelően felülíródik az Ügyvitelben tárolt értékkel.

Célszerű tehát odafigyelni, hogy a módosítások mindig csak egy oldalon történjenek. Szintén praktikus lehet mentést készíteni a naptárról, amíg nem vagyunk biztosak a használatban.

Emlékeztetők

Emlékeztetőket az Ügyfélkezelés, Ügyfélkapcsolatok menüponton belül vihetünk fel, az Időpontok ikon segítségével.

Adjuk meg az Időpont Tárgyát, pl. telefonon keresni, állítsuk be a Kezdés és a Befejezés dátumát, és adjunk meg pár soros leírást a Megjegyzés rovatba.

A felrögzített emlékeztetőt meg lehet tekinteni az Ügyfélkezelés menüponton belül a Naptár ikonra kattintva.

További fejlesztések

• Naptár nézeteinek kibővítése
• Naptár szinkron funkció bővítés
•  Outlook naptár integrálása az Ügyvitelbe

Naptár nézeteinek kibővítése

Az Ügyfélkezelés / Naptár menüpontban elérhető naptár listán bevezetésre került két új nézet:

„Agenda view„

és „Gantt”

Naptár szinkron funkció bővítés

Amennyiben egy adott naptári esemény szinkronizálásra került az Outlook fiókkal, a fejlesztésnek köszönhetően már le lehet módosítani, hogy az melyik naptárhoz tartozzon.

Outlook naptár integrálása az Ügyvitelbe

Az új funkcióval a Microsoft Outlookban kezelt naptár adatok néhány kattintás segítségével átemelhetők a Kulcs-Ügyvitelbe, valamint az ott elvégzett módosítások után vissza is tölthetők. A naptár szinkron Prémium programváltozatainkban, illetve Extra naptár modul használata mellett érhető el.

A funkcióhoz szükséges beállítások, illetve az import, export folyamat, az Ügyfélkezelés / Naptár menüpontból indítható, az alábbi gomb segítségével:

Hatására első lépésben elindul egy keresés az adott felhasználói fiókhoz tartozó Outlook naptár fájlok között. Miután végzett, az „Outlook naptár útvonala” mezőben ki kell választani a szinkronizálni kívánt naptárat.

Ezek után már csak azt kell kiválasztani, hogy melyik irányba szeretnénk a szinkronizációt lefuttatni. Import esetén a fájlból emeli át az elemeket az Ügyvitel szoftverbe, export esetén ennek a fordítottja.

Fontos kiemelni, hogy a szinkronizációs folyamat alapja nem frissítés, hanem törlés és újra létrehozás az Outlook irányában (Outlook -> Ügyvitel irányban megoldható a frissítés). Körültekintően kell tehát eljárni, ellenkező esetben olyan elemek módosulhatnak, amelyekre nem lett volna szükség.

Vegyük azt az alap esetet, ha például 2020.07.01 10:00-11:00 dátumra van egy esemény az Outlook naptárba, majd ez importálásra kerül az Ügyvitelben. Ezután az Ügyvitelben rögzítésre kerül ugyanerre a napra 13:00-tól 14:00-ig egy másik esemény,  illetve az Outlookban is 11:00 és 12:00 között. Ilyenkor ha az Ügyvitelben az exportot választjuk, akkor át fog kerülni a 10:00 – 11:00, a 13:00 – 14:00, valamint 11:00 – 13:00 között egy „szabad” intervallum. Eredmény, hogy az Outlookban rögzített 11:00 – 12:00 „el fog tűnni„, pontosabban a szinkronnak megfelelően felülíródik az Ügyvitelben tárolt értékkel.

Célszerű tehát odafigyelni, hogy a módosítások mindig csak egy oldalon történjenek. Szintén praktikus lehet mentést készíteni a naptárról, amíg nem vagyunk biztosak a használatban.