A kiegészítő modul biztosítja a normál kimenő számlák fejléc és tétel adatainak – meghatározott szerkezetben és specifikáció alapján elkészített – csv fájlformátumból történő Kulcs-Ügyvitel termékcsalád számlázó funkciókat tartalmazó programváltozatába történő importálását.

Ilyen igény merülhet fel többek között olyan esetben, ha külső alkalmazásban kiállított számlák tömeges programba emelésére van szükség.

Bevezetési feltételek

Hardverigény:  Kulcs-Ügyvitel termékcsalád rendszerigénye

Szoftverigény: Kulcs-Ügyvitel termékcsalád számlázó funkciókat is tartalmazó termékváltozata

Szolgáltatási igény: A modul telepítését és paraméterezését csak a Kulcs-Soft által biztosított szakember végezheti el. A rendszer átvételekor elengedhetetlen az ügyfél oktatása a modul működéséről.

Az importálandó adatokat meghatározott szerkezetű CSV fájl formátumban kell előkészíteni.

A modul megvásárlásakor kapott termékszám aktiválása után – és a bevezetési igények közt feltüntetett oktatás lebonyolítása után – a felhasználók a Karbantartás/Adatok importálása/Számlák importálása menüpontból indítva tudják az elkészített csv formátumú fájlok importálását elvégezni.

Az importálandó fájl betallózása után a „További beállítások” részben meg lehet adni, hogy az állomány első sora a mezőneveket tartalmazza-e, vagy már lényegi adat van benne. Fejléces importálásnál nem szükséges az oszlopok sorrendjét betartani, a beazonosítás az alábbi ábrán látható oszlopok megnevezései alapján történik (az adatstruktúra leíróban is elérhető).

A kötelező ellenőrzések után megtörténik a bizonylatok importálása. Amennyiben valamilyen adatot nem talál megfelelőnek a szoftver, a „Szerkesztés engedélyezése” gombra kattintva módosíthatóvá válnak a sorok, így eszközölhető a változtatás. Fontos, hogy a módosítás nincs kihatással az eredeti fájlra!

Fontos, hogy az adatimportálás futtatása előtt készítsen az aktuális adatbázis állapotról egy BIZTONSÁGI MENTÉST!

A funkció a Karbantartás / Modulok részben bármikor ki -és bekapcsolható, amennyiben nincs szükségünk rá.

Szolgáltatások rögzítése Offline Kimenő Számlaimporterrel

A modul által kínált új lehetőségnek köszönhetően, amennyiben szolgáltatás típusú termékek szerepelnek az import fájlban, nem kötelező azokat előre berögzíteni a programban, az importer elvégzi automatikusan. Ehhez csupán a Karbantartás / Rendszerbeállítások / Általános menüpontban a „Szolgáltatás importálása számlaimporterrel” jelölőt kell bekapcsolni.

Természetesen, ha az import fájl olyan termékeket tartalmaz, amelyek már bent vannak a törzsben, akkor azok típusa továbbra sem változik meg. Fontos, hogy amennyiben még nem szerepelt a törzsben és a fenti beállítás aktív, akkor mindenképpen be fog rögzülni, mint szolgáltatás és a szoftver nem figyelmeztet arra ellenőrzéskor, hogy a termék nem létezik az adatbázisban (mint korábban).

Ha a beállítás inaktív, akkor nem létező termék esetén továbbra is a lenti figyelmeztetés kapjuk:

Fontos, hogy a szolgáltatások rögzítéséhez szükséges adatokat az import fájlnak tartalmaznia kell. Ez azt jelenti, hogy például áfakulcs, vagy mennyiség egység megadása nélkül egy szolgáltatás nem menthető, ugyanezt várja el az import is. Ha például olyan mennyiség egység kerül megadásra, amely a törzsben nincs felrögzítve, akkor a szolgáltatás mentése nem lehetséges, ezért az importálás is megáll:

„Termék” típusú termékek automatikus rögzítése továbbra sem megoldható, hiszen több olyan adatra is szükség lenne, amely a számlaimportban nem elérhető (beszerzési ár, induló készlet, raktár, bevét tömb információk stb.)

Offline kimenő számla importer kiegészítés

Offline kimenő számla importer modul: projekt beolvasási lehetőség

Amennyiben úgy szeretnénk számlát importálni a programba, hogy ahhoz projektet rendeltünk, már az is megoldható. Mindössze annyi szükséges a sikeres importáláshoz, hogy a bizonylathoz tartozó projektet előzetesen vigyük fel a programba. Ezután az excel táblában hozzunk létre egy „Projekt” nevű oszlopot, majd adjuk meg a bizonylathoz tartozó projekt nevét. Minden olyan termék sorához írjuk be a projekt nevét, ahol szeretnénk használni, mivel ezt a programban is lehet tételesen kezelni. Az importálás után a projekt megjelenik a bizonylat termékein, illetve a bizonylat fej részében is.

Offline kimenő számlaimporter bővítése

Az offline kimenő számlaimporter bővítésével lehetővé vált, hogy a számla szolgáltatás típusú tételei esetén „közvetített szolgáltatásként” kerüljenek be a rendszerbe. Amennyiben az import fájl megfelelő oszlopában szerepeltetjük egy adott számlán belül, legalább egy tételnél, hogy az közvetített szolgáltatás típus, úgy a számla nyomtatási képén alapértelmezetten megjelenik az „A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz” felirat.

Az import fájl kibővített struktúrájának leírása, minta fájllal együtt, az alábbi linken érhető el:

I. Raktár mező bevezetése

A korábbi működés szerint az összes számla importtal rögzülő bizonylaton szereplő termék a Karbantartás / Rendszerbeállítások / Raktár menüpontban paraméterezhető, alapértelmezett raktárról került érvényesítésre. Annak érdekében, hogy a készlet tetszőleges raktárról mozoghasson, a kimenő számla importer struktúrája kibővítésre került egy 43. elemmel: Raktár

A mező típusa szöveges, maximálisan pedig 80 karakter hosszú lehet (az Ügyvitel szoftverben ennél hosszabb megnevezésű raktár nem rögzíthető).

Sikeres importálás után a CSV fájlban megadott raktárok kerültek be a számla megfelelő tételeihez.

Importálás indításakor a program a megnevezés alapján megvizsgálja, hogy az adott raktár létezik-e a törzsben. Amennyiben igen és minden egyéb feltételnek eleget tesz a fájl (elegendő raktárkészlet a termékekből, megfelelő ügyfél cím tagolás stb.), megtörténik a számla berögzítése. Ha pedig nem létezik a raktár, a szoftver figyelmeztetést küld.

II. Felső megjegyzés mező bevezetése

Az alap import struktúra kibővítésre került egy 44. elemmel: Számla felső megjegyzés

A mező típusa szöveges.

A következő ábrán látható, hogy sikeres importálás után a CSV fájlban megadott felső megjegyzés került a számla megfelelő részére.

A mezőben szereplő szövegben új sor a #par# elemmel adható meg. Például a fenti esetben az érték a következő volt: Felső megjegyzés #par# Új sorban ez a szöveg

III. Áfa típus mező bevezetése 

Az alap import struktúra kibővítésre került egy 45. elemmel: Áfa típus

A mező típusa szöveges.

Importálás indításakor a program megvizsgálja, hogy az áfa típus használata be van-e kapcsolva (Könyvelés / Főkönyvi feladás beállítások / Egyéb menüpontban: „Áfa típus használata bizonylatokon). Ha nincs, akkor bármi is szerepeljen a mezőben, a számlák feldolgozásakor figyelmen kívül hagyja. Amennyiben viszont igen, tovább folytatódik a feldolgozása.

Második körben történik egy ellenőrzés, hogy az adott névvel szerepel-e áfa típus a törzsadatok között, illetve, hogy a típushoz „Értékesítés” oldal van beállítva.

Ha mindkét feltételnek eleget tettünk, akkor megtörténhet a számla importálása.

Fontos, hogy a törzsben előre rögzítve kell lennie az import fájlban szereplő áfa típusoknak, különben a beolvasás sikertelen lesz, illetve ugyanez a helyzet, ha az áfa típusa nem kimenő oldali, tehát a „Beszerzés” van megjelölve. Mindkét esetben a tételek ellenőrzésekor a program figyelmeztet a helytelen paraméterezésről.

Offline kimenő és bejövő számla importer modul – Kiegyenlítés állapotának beállítása

A bejövő és kimenő számlák importálására alkalmas modul lehetőségei tovább bővültek. Az új verzióban lehetőség van a bizonylatok kiegyenlítési állapotának beállítására is.

Az adatsruktúra letölthető csatolmányként.