Új bankbizonylat az Új gyorsmenüből vagy a Pénzügy menüből indulva, a Bankbizonylatok listájánál rögzíthető, az Új bankbizonylat ikonra történő kattintással.

A rögzítés előtt – amennyiben a bankszámlák törzsében több bankszámlát is rögzítettünk – válasszuk ki, hogy melyik bankszámlához szeretnénk felvinni a bizonylatot.

A fejlécadatok közt megtalálható tájékoztató jelleggel a  Pénznem, Nyitó, valamint Záró egyenleg.  A Bizonylatszám megadása kötelező. Az Elvárt záró egyenleg segítséget nyújt az ellenőrzésben, ugyanis mentéskor összehasonlításra kerül a tételek alapján kiszámolt Záró egyenleg és az Elvárt záró egyenleg összege.

A Kelte dátum a bankbizonylat dátumát, az Időszak pedig a tételekben szereplő Kelte dátumok intervallumát kell, hogy tartalmazza.

A Projekt, Részlegszám és Munkaszám mind bizonylatkiállítás során, mind pedig a későbbiekben beállítható.

A tételek rögzítésekor a törzsadatok közt felvitt Jogcímek és Szövegek közül válogathatunk. Minden tételhez megadható Kelte dátum és Ügyfél.

A bizonylatok kiállításakor, olyan számlák tallózhatóak be a Hivatkozási szám mezőben, amelyekhez még nem rendeltünk kiegyenlítő bizonylatot. Amennyiben a Hivatkozási szám mezőben választottuk ki a kipontozandó bizonylatot, az Ügyfél mező automatikusan töltődik ki. Természetesen a mezőbe manuálisan is beírható hivatkozási szám.

Az Összeg mezőbe a tételhez tartozó pénzmozgás összege kerül. Terhelés esetén negatív számot, jóváírás esetén pozitív összeget kell megadnunk. Amennyiben számlát választottunk ki a Hivatkozási szám mező segítségével, meg kell adnunk a Kipontozás összegét is az ilyen esetben megjelenő adatlapon. Devizás pénzmozgások esetén az Árfolyam is megadható.

Lehetőség van a tételek külső állományból történő importálására is. A kiválasztható bankok által készített, fájl formátumú kivonatok tételsorai, egy kattintással beolvashatóak a rögzítendő bizonylattételek közé, valamint van lehetőség univerzális banki importra is.

 Az import használatához mindenekelőtt ki kell alakítani a megfelelő fájlstruktúrát.

A fájl formátuma: CSV (pontosvesszővel tagolt)

A táblázat oszlopainak sorrendben az alábbiaknak kell lennie:

1. Könyvelés dátuma
2. Kezdeményező neve
3. Kezdeményező számlaszáma
4. Összeg
5. Összeg devizaneme
6. Közlemény
7. Kedvezményezett neve
8. Kedvezményezett számlaszáma

A felsorolt adatok banki átutaláskor mindenképp létrejönnek, tehát az összes Electra (Spectra), sőt bármilyen banki rendszerből előállíthatónak kell lenniük:

• Könyvelés dátuma: létrejön, amikor végbemegy az átutalás
• Kezdeményező számlaszáma, összeg, devizanem: ezek nélkül nem lehet utalást indítani
• Kezdeményező neve: nem feltétlenül szükséges a megadása, hiszen a kedvezményező számlaszáma alapján történik az ügyfél azonosítás. Informatív lehet azonban akkor, ha olyan ügyfélről van szó, aki még nem szerepel adatbázisunkban. Ilyenkor nem történik meg az azonosítás, de a szöveg mezőben rögzítésre kerül a név és a számlaszám
• Kedvezményezett neve, számlaszáma: ezek nélkül nem lehet utalni, tehát szintén mindenképp rendelkezésre áll

Amennyiben a fenti adatok rendelkezésre állnak, gyakorlatilag már csak a különböző bizonylatokkal történő összepontozást kell megoldani a Kulcs-Ügyvitel szoftverben Ügyfeleinknek. Ez nagyságrendileg tizedére csökkentheti a rögzítési folyamatot megfelelő törzsadat kezelés mellett.

A többi banki import lehetőséggel szemben jelen esetben nem egy szokványos fájl bekérő ablak ugrik fel a funkciót indítva, hanem egy több részletet és beállítási lehetőséget tartalmazó form. Itt szintén ki kell választani a beolvasandó fájlt. Ezután az alsó táblázatban meg is jelennek az értékek (a szerkesztés lehetősége minden esetben le van tiltva).

Mivel különböző, akár külföldi fejlesztésű szoftverekből is kinyerhetők a beolvasandó adatokat tartalmazó fájlok, ezért adott esetben szükséges lehet az eltérő karakterkódolás átalakítása. Erre az alábbi lehetőségeket biztosítja a szoftver:

A beolvasás után látható, hogy ahol a szoftver a bankszámlaszám alapján be tudta azonosítani az ügyfelet, ott automatikusan megtörtént az ügyfél kiválasztása is. Ahol nem, ott pedig a „Szöveg” mezőben kiegészítette a közlemény mezőt a fel nem használt adatokkal: Kezdeményező neve, Kezdeményező számlaszáma.

A felrögzített tételeket a bizonylat mentéséig módosíthatjuk, a Törlés gombbal (vagy [F9] funkcióbillentyűvel) törölhetjük. Tételeinket tetszés szerint sorrendezhetjük, a Fel és a Legombok használatával.

A kötelezően kitöltendő mezőket a Kötelező mezők ikon segítségével állíthatjuk be, a bizonylatok mentéséhez kattintsunk a Mentés és bezárás ikonra. A Mentés és új gombra kattintva is elmenthetjük bizonylatunkat, ekkor nem záródik be a rögzítőablak, hanem új ablak nyílik meg és újabb pénztárbizonylatot állíthatunk ki.

További fejlesztések

MNB import

Új opcióként már az MNB bankkivonatok is importálhatók a Bankbizonylatok közé.

Ez jelentősen megkönnyíti a munkát, hisz a bizonylaton szereplő tételeket nem kézzel kell felrögzíteni, hanem egy mozdulattal beemelhetőek az adatok. Az importálás a Pénzügy/Bankbizonylatok listája pontban érhető el, Új bankbizonylat rögzítésnél. A minta fájl innen tölthető le.

Oberbank import

A bankszámlakivonat importban már az Oberbank Multicash rendszeréből lekérhető .STA kiterjesztésű elektronikus fájl is beolvasható.

Raiffeisen (CAM) bankszámla kivonat importálás

Az új import funkció a Pénzügy / Bankbizonylat / Import helyre került a következő ábra szerint

A fejlesztés az alábbi linken található állomány struktúra alapján történt. A nem ennek megfelelően strukturált bankkivonat import fájlokat a szoftver továbbra sem tudja feldolgozni.

Unicredit Bank import struktúra feldolgozása

Az Unicredit Bank átállt a Spectra rendszerre. Az innen kinyert export fájlokat „.STM” formátumban szükséges előállítani és az Ügyvitel szoftverben az új funkció segítségével importálhatók („Unicredit Bank (STM)„).

A korábbi Excel alapú feldolgozási lehetőséget megtartottuk a visszamenőleges rögzítések érdekében.

Bankbizonylatok csoportos kiegyenlítése

A pénztár bizonylatoknál korábban már elérhető csoportos kijelölés funkcióhoz hasonló megoldás került megvalósításra a bankbizonylatoknál is.

Az új lehetőséggel csoportosan kiválaszthatók a kiegyenlítendő bizonylatok. A felugró táblázatban a jogcím megadása után a kijelölt tételek felkerülnek bankbizonylat tételként.

A csoportos kijelölés csak akkor futtatható, ha a bankbizonylatra még nem lett felrögzítve egy tétel sem.