Az elektronikus adatcsere (EDI rendszer) iparági szabványok együttesét takaró fogalom, mely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok elektronikus cseréjét és a vállalatok közötti, folyamat-orientált együttműködést. Az EDI rendszere több évtizedes (ENSZ, EU és egyéb világ és nemzeti szervezet alapú) szabványosítási munka eredménye.
Az EDI architektúrájának keretében a számítógépek automatikusan küldenek adatokat egymás között és az adatokat önműködően dolgozzák fel saját ügyviteli rendszerükben. Két fontos tulajdonága van az EDI kapcsolatoknak: Az egyik, hogy felváltja a papír alapú dokumentumkezelést elektronikusra, a másik, hogy az elektronikus iratok továbbítása és cseréje szabványos keretek közt történik.
Minden szervezet életében kiemelkedően fontos szerepet játszik, az ügyfelekkel és a beszállítókkal történő kapcsolattartás. Felgyorsult világunkban szinte elengedhetetlen az elektronikus úton történő kommunikáció, akár ügyfél szinten akár iratkezelésben.
Miért fontos, hogy felvállaljuk az EDI szabványok szerinti működést? Mert ez a szabványosított rendszer jelentősen növeli az ügyletek sebességét, megbízhatóságát, pontosságát, miközben jelentősen csökkenti az üzleti kapcsolattartás költségeit.
Jelen rendszerrel cégünk támogatást kíván nyújtani a Vevői rendelések befelé történő szinkronizáláshoz és a kiállított számlák kiküldéséhez.
Amennyiben kérdése van a fenti témában, kérjük, keresse Ügyfélszolgálatunkat!
Munkatársaink munkanapokon 8:30-17:00-ig várják az Önök hívását: (06)1-336 5322
Emailben is bármikor elküldheti kérdését, melyre a lehető legrövidebb időn belül válaszolunk: [email protected]
EDI beállítása
Az EDI rendszer használatba vételének első lépése a 
Kulcs-Ügyvitel szoftverben, a beállítások elvégzése.
A szállítói (saját) EDI adatokat a Karbantartás menüben a 
Rendszer beállítások ablakban adhatjuk meg.
(A mappák megadása tetszőleges, hálózatos működés esetén tanácsos olyan mappákat választani, melyeket mindegyik kliensgépről el lehet érni.)
Ezek után az EDI partnereinket kell rögzíteni ügyféltörzsünkben. Továbbá az EDI rendszerbe szereplő termékekhez kell hozzárendelni a szükséges beállításokat.
A beállítások után fogadhatjuk az EDI rendszerből érkező rendeléseket. A 
Vevő rendelések listájában található 
Vevői rendelés fogadása (EDI) ikonra kattintva emelhetjük a rendszerbe a rendeléseket, melyek megjelennek azonnal a listában. (Az beemelt rendelések automatikusan átmozgatásra kerülnek egy Archive mappába, elkerülendő a dupla beemelés.) Mely rendelés(ek)ből egy kattintással 
Számlát készíthetünk, mely elkészülte esetén a Kimenő számlák mappájába azonnal bekerül az EDI rendszer számára szükséges xml fájl.
A számlákról ezek után már az Ön EDI szolgáltatója gondoskodik, ugyan úgy ahogy a beérkező rendelések érkeztetéséről.
EDI termék kódok a termékeknél
A Kulcs-Ügyvitel rendszer támogatja az EDI rendszert.
A 
terméktörzsben (Termékkezelés/Termékek) lehetőség van a termékhez beállítani az EDI termék kódokat.
Az ügyfél neve mellett az ügyfélhez tartozó Elektronikus számlázási címet kell megadni, lenyíló ablakból kiválasztani és az EDI kódot. Ezáltal az adott terméket hozzárendeltem az adott EDI partneremhez.
További fejlesztések
EDI fejlesztések
EDI rendszerben dolgozó felhasználók megtekinthető formátumban is elérhetik a bizonylataikat, hiszen a friss verzió telepítése után az XML mellé – EDI számla készítésekor – elkészül egy PDF fájl is.
További fejlesztés, hogy az EDI rendelés xml import esetén egy listát készít azon termékekről, melyeket nem talált meg a Terméktörzsben, valamint az, hogy szűrni és keresni lehet az EDI termékkódra a terméktörzsben, illetve EDI ügyfélkódra az ügyfelek listájában.
EDI xml fájl bővítés
EDI számla készítésekor mostantól az elkészült xml fájt tartalmazza az értékesített termék vonalkódját. Ez az információ a tag-be kerül tárolásra.
EDI-vel fogadott vevői rendelésesből készült bizonylaton további adatok
EDI rendszerrel fogadott vevői rendelésekből készült szállítólevélen és számlán megjelenik a forrásbizonylat (vevő rendelés) bizonylatszáma, iktatószáma, és kelte.
Termék EDI kód megjelenítés számlán, szállítólevélen
A kimenő számla -és szállítólevél bizonylattípusokhoz tartozó sablonokon megjeleníthető a termék EDI kódja az adott partnerre vonatkozóan. Az új opciót a bizonylatsablon szerkesztő tételekre vonatkozó részén lehet „bekapcsolni” (jobb egér gombbal való kattintásra feljövő menüből kiválasztani).
A fenti paraméterezés hatására az EDI-s bizonylat mellé készülő pdf-en megjelenik a termék EDI kódja
EDI szállítólevél – szállítási cím EDI kód szerepeltetése
EDI szállítólevél rögzítésekor a megadott szállítási címhez tartozó EDI kód (amennyiben ki van töltve), új elemként feltöltésre kerül az XML-ben: Buyer_gln
Példa:
<Buyer_gln>SZALL_CIM_EDIKOD_12345</Buyer_gln>
EDI szállítólevél kezelés
Amennyiben a Karbantartás / Rendszer beállítások / EDI beállításokban aktív az EDI kezelés opció, úgy az új verzió lehetőséget biztosít a szállítólevelekből történő EDI állományok készítésére.
Hasonlóan a számlákhoz, itt is szükséges, hogy az ügyfelek adatlapján kitöltésre kerüljön az EDI kód, EDI idegen kód, illetve a címnek „e-számla cím” típusúnak kell lennie. A termék adatlapon szintén meg kell adni a hozzá tartozó EDI ügyfél, EDI cím, illetve EDI kód adatokat. Ellenkező esetben a szállítólevélből történő „Mentés és EDI” opció nem fogja elkészíteni a szükséges bizonylatot.
Sikeres rögzítés esetén a szállítólevél listán „EDI szállítólevél” jelölővel ellátva jelenik meg a bizonylat (erre szűrni is lehetséges). Valamint a Rendszer beállításban megadott útvonalra el is készülnek a szükséges fájlok (XML + pdf a szállítólevél képpel).
XML struktúra minta:
EDI állományok tömeges beolvasása
EDI állomány beolvasásakor megvalósításra került, hogy nem csak egyenként lehet kiválasztani és beimportálni az állományokat, hanem a megadott mappában egyszerre akár több fájl is kiválasztható, meggyorsítva ezzel a rögzítés folyamatát.
Egyéb tekintetben nem változott a funkció, a lenti ábra szerint a vevői rendelés listáról indítható a fájl(ok) beolvasása. Az ablakban viszont már működnek a szokásos „multiselect” kiválasztási módszerek (ctrl + bal egér gomb, ctrl + a – teljes kijelölés, stb).
Például a fenti beolvasás eredményeként 3 új vevői rendelés rögzült (a fájlok 1-1 darab rendelést tartalmaztak).
Amennyiben valamelyik fájlban probléma van, nem tudja feldolgozni a szoftver, akkor beolvasáskor egy információs ablakban kilistázza őket a feltételezett hibás adattal együtt.
Fontos, hogy ilyenkor a többi állomány feldolgozása megtörténik. A feldolgozott fájlok pedig a szokásos módon átkerülnek egy archív mappába.
EDI kezelés esetén mennyiségi egység használatának módosulása
EDI kezelés esetén a termékek mennyiség egységének megadása kiegészítésre került. A Karbantartás / Törzsadatok / Termék -és készletkezelés / Mennyiségi egység menüpontban plusz adatként rögzíthető, hogy milyen megnevezéssel kerüljenek be az adott egységek az elkészülő XML fájlba EDI használatkor.
A fenti beállítással elérhető, hogy például a számlán mennyiség egységként a „db” jelenik meg, viszont az elküldendő XML fájlba <mennyegys>PCE</mennyegys> fog szerepelni.
Ha csak a „Név” mező van kitöltve, akkor azt küldjük, amennyiben az „EDI megnevezés” is, akkor pedig azt.
