Ha ügyfelünknek szüksége van egyedi árajánlatra, akkor ezt pár adat megadása után, egy gombnyomással el is küldhetjük neki az alábbiak szerint.

Árajánlatokat az Értékesítés, Vevői árajánlatok menüpontban, az Új vevői árajánlat gombra kattintva készíthetünk.

Az új ajánlat készítésekor megadhatjuk a szállító profilját és a vevő adatait. Elegendő csak a vevőt kiválasztani, a vevő többi adatát a program automatikusan beemeli, amennyiben megfelelően megadtuk az adatokat a partner rögzítésekor.

Ha új vevőnek állítunk ki árajánlatot, az ajánlat készítésekor is felvihető az ügyfél, nem feltétlenül szükséges az ügyféltörzsben rögzíteni új partnerünket. A Vevőnél a  jelre kattintva vihetünk fel új ügyfelet.

Ha egy meglévő árajánlat alapján készítjük a bizonylatot (Árajánlat listafunkciók / Új a kiválasztott alapján), akkor is választhatunk másik partnert. Ilyenkor módosítsuk a mező tartalmát, és a beírt karaktereknek megfelelő találati listából kiválaszthatjuk a szükséges elemet.

Az ajánlat érvényességének dátumát is beállíthatjuk. Megadható továbbá részlegszám, munkszám és projekt. Ezek az adatok automatikusan kitöltésre kerülnek, amennyiben felhasználói jogosultságunkhoz hozzá lettek rendelve a megfelelő részleg- és munkaszámok.

Az árajánlat testre szabható: formátuma a bizonylat sablonok szerkesztésével módosítható.

A Tételek fülön rögzíthetjük azokat a termékeket, illetve szolgáltatásokat, amelyeket fel szeretnénk tüntetni a vevői árajánlaton. Az Új gombra kattintva vihetünk fel új tételeket az árajánlatra.

Felső, illetve alsó megjegyzést is rendelhetünk az rögzítendő bizonylathoz. Az ajánlat rögzítésekor is megadhatjuk és be is gépelhetjük a megjegyzés szövegét, de ha a Törzsadatokban feltöltöttük a Felső, illetve alsó megjegyzést törzset, akkor itt csak annyi a teendőnk, hogy kiválasztjuk a megfelelő megjegyzést.

Az ajánlatkészítés végeztével a Mentés és bezárás gombra kattintva az árajánlat elmentése megtörténik és a nyomtatást a későbbiekben az árajánlatok listájából végezhetjük el.

A Mentés és nyomtatás gombra kattintva, felugrik egy megerősítő ablak, ahol még módosíthatjuk a sablont, példányszámot, nyomtatót, illetve azon, hogy azonnal nyomtatásra kerüljön-e az ajánlat.

A Mentés és nyomtatás gombra kattintva, – ha aktiváltuk a távnyomtatás lehetőségét rendszerünkben,- kiválasztható a Mentés és távnyomtatás lehetősége is. Ilyenkor, az ügyfél e-mail címének megadása után, saját példányunk kinyomtatásához, a nyomtatás paraméterező ablak is megnyílik.

A Mentés és új gombra kattintva minden úgy történik, mint a Mentés és bezárás funkciónál, annyi különbséggel, hogy nem záródik be a rögzítőablak, hanem új ablak nyílik meg és tudunk újabb árajánlatot kiállítani.

Árajánlat kiállítható a következő menüpontokban:

»	az Értékesítés, Vevői árajánlatok menüpontban,
»	az Ügyfélkezelés, Ügyfelek menüpontban, a Bizonylat készítéseikonra kattintva,
»	az Ügyfélkezelés, Ügyfelek menüpontban, az adott ügyfél adataiba belépve, a Bizonylat készítése ikonra kattintva.

A program lehetőséget nyújt arra, hogy meglévő árajánlat alapján további bizonylatokat állítsunk ki.

Bizonylatok készítése árajánlatból

Meglévő árajánlatokból készíthetünk vevői rendelést, szállítólevelet és számlát.

Ha meglévő árajánlatból szeretnénk bizonylatot kiállítani, az Értékesítés, Vevői árajánlatok menüpontból kérjük le először a használni kívánt árajánlatot.

Ha nem tudjuk pontosan, melyik ajánlatra van szükségünk, teljes listát is lekérdezhetünk.  Kattintsunk a használni kívánt ajánlatra, majd a Bizonylat készítése ikonra. Itt választhatjuk ki, hogy konkrétan milyen bizonylatot szeretnénk az árajánlatból kiállítani.

Másik megoldás, ha a kiválasztott vevői árajánlatra kattintunk jobb egér gombbal és a Bizonylat készítése opciót választjuk, azon belül pedig a megfelelő bizonylatot.

Az így elkészített bizonylaton megjelenik az a plusz információ, hogy a bizonylat mely árajánlat alapján készült.

További fejlesztések

Vevői árajánlat lejárati dátumának figyelése

A vevői árajánlat típusú bizonylatokra bevezetésre került az állapot mező. A mezőben látható, hogy az adott árajánlat érvényes, lejárt, rontott vagy pedig teljesített.

Amennyiben az árajánlat eléri az érvényességi határidő végét, automatikusan lejárt státuszba kerül. Ebben az állapotban nem készíthető belőle semmilyen bizonylat, csak az érvényességi dátum módosítása után, ha az nem „Lejárt”. Amikor átírjuk az érvényességi dátumot, a bizonylat egy ár frissítést fog kérni, amit érdemes elvégezni. Ennek köszönhetően a termékek árai automatikusan az aktuális dátumnak megfelelőre frissülnek.

Az árak frissítése természetesen opcionális, tetszőlegesen paraméterezhető a Karbantartás / Beállítások / Rendszerbeállítások / Bizonylatkapcsolatok paraméterezése menüpontban. Négyfajta működést különböztethetünk meg:

• Nincs ár frissítés – ebben az esetben az érvényesség módosítása után nem történik semmi
• Nem kötelező – a szoftver rákérdez a frissítésre, de nem kötelező
• Kötelező – a szoftver rákérdez a frissítésre, de a „Nem”-et választva az érvényesség ideje visszaíródik a korábbira
• Automatikus – Kérdés nélkül a legfrissebb árakat alkalmazza az érvényesség módosítása után

A működés csak a lejárt bizonylatokra érvényes. Még lejárati dátum előtti érvényesség módosításakor a szoftver nem frissíti az árajánlaton lévő árakat.

Vevői árajánlatok listájának kibővítése

A továbbiakban a vevői árajánlatok listája tartalmazza a bizonylatra rögzített ügyintéző adatait is, úgy mint:

• ügyinéző neve
• ügyintéző telefonszáma
• ügyintéző mobiltelefon száma
• ügyintéző e-mail címe

Vevői árajánlaton térfogat megjelenítése

Kiegészítésre került egy korábbi fejlesztésünk, amelynek köszönhetően kimenő oldalon már nem csak vevői rendelésen, szállítólevélen és számlán van lehetőség a térfogat megjelenítésére, hanem már a kiinduló vevői árajánlaton is.

A működés és a bizonylatsablonok beállítása megegyezik a korábbiakkal, melyről részletes leírás az alábbi linken érhető el!