Az Értékesítés Támogatás modullal nyomon követi és kontrollálja értékesítési folyamatait az első telefonhívástól a vásárlás lezárásáig. Programjában egyben látja az Értékesítési lehetőséghez tartozó bizonylatokat és minden információhoz könnyen hozzáfér, hogy még nagyobb rálátása legyen az ügyek státuszára. 

TARTALOMJEGYZÉK

• Modul aktiválása
• Törzsadatok beállítása
  • E-mail szerver konfiguráció
  • E-mail szerver 
  • Postafiók 
  • Értékesítés típusa és állapota
  • Értékesítés bizonylattömb
• Felhasználói beállítások
• Csatolmánykezelés beállítása
• Értékesítési lehetőség lista
• Lekérdezés
  • Kártyanézet - Értékesítési lehetőség
  • Kártyanézet paraméterezése  
• Értékesítési lehetőség működése
  • Panel kezelési lehetőségek
• E-mailek küldése/fogadása
  • Állapotjelentés küldési lehetőség
  • E-mailek küldése/fogadása értékesítési lehetőségen
• Egyedileg beállítható adatmegjelenítés
• Előzmény bizonylatok/CRM bizonylatok lekérdezési lehetősége
• Bizonylatok kezelése
• Jogosultság beállítás

Modul aktiválása

A       modul      termékszámát      a      Admin       felhasználó      tudja       hozzáadni      a      termékszámokhoz        a

Karbantartás/Termékszámok menüpontban a „Hozzáad” gombra kattintva.

Törzsadatok beállítása

E-mail szerver konfiguráció

Az e-mailek küldéséhez és azok fogadásához szükség van egy levelező szerverre, illetve egy ahhoz tartozó postafiókra (erre a legtöbb ingyenes levelező rendszer is alkalmas, többek között a Gmail). 

Megadásuk a „Karbantartás / Törzsadatok / Kiegészítő adatok” menüpontban történik. 

E-mail szerver 

Általában a szolgáltatótól függő adatok megadása szükséges. POP3, IMAP és Exchange szerverrel is üzemeltethető. Példa a Gmail e-mail szerver beállításához: 

Postafiók 

A „Fiók adatok” kitöltése kötelező. Ezután ki kell választani a használni kívánt E-mail szervert (az előző pont szerint már konfigurálásra került), majd megadni a kimenő üzeneteknél az ehhez a postafiókhoz tartozó felhasználónevet, jelszót. A Gmail esetében a jelszó a Gmail fiókon belül generált alkalmazásjelszó. Példa a Gmail-es beállításra: 

Fontos, hogy a bejövő e-mail beolvasása csak akkor lehetséges, ha az e-mail szerveren engedélyezve van az IMAP használat.

Értékesítés típusa és állapota

Az Értékesítési lehetőség használatához minimum két törzsadat paraméterezése szükséges. Az értékesítés típusa, és az értékesítés állapota.

Ez a Karbantartás/Törzsadatok/Ügyfélkezelés menüpontban tehető meg:

A beállítást követően a típus és az állapot kiválaszthatóvá válik az Értékesítési lehetőségen.

Értékesítés bizonylattömb

Mint ahogy a többi bizonylatnál, az Értékesítési lehetőség esetében is van lehetőség több, külön sorszámon futó bizonylattömb létrehozására.

Ezt a Karbantartás/Törzsadatok/Bizonylattömb menüpontban lehet megtenni az „Új” gombra kattintva.

Ezáltal lehetőség nyílik arra, hogy külön sorszámozáson futó értékesítési lehetőségeket rögzítsenek. Így különválasztható például a részlegenkénti Értékesítési lehetőség tömb kezelése.

Felhasználói beállítások

F

A programban van lehetőség arra, hogy felhasználóként különböző alapértelmezett beállításokat határozzunk meg. A beállítások a Karbantartás/Felhasználó beállítások/Alapértelmezett bizonylat beállítások menüpontban érhetők el:

1. Ezzel a beállítással lehet vezérelni, hogy a bejövő e-mail lekérdezésekor a mekkora időintervallumra kérdezze le a program az bejövő leveleket. Tehát ha a beállítás 1 nap, akkor a lekérdezés időintervalluma = Aktuális dátum -1 nap. Tehát ha a lekérdezés napra 2023.11.24, akkor 2023.11.24 és 2023.11.23 közötti bejövő e-maileket fogja lekérdezni.
2. Ha ez a beállítás alkalmazva van, akkor csak azokat az e-mailek fogja a program lekérdezni, amik az adott értékesítési lehetőségből küldött e-mailekre küldött válaszok.
3. Csak azokat a bejövő e-maileket fogja lekérdezni a rendszer, amiket még nem töltöttünk le a programba.
4. Melyik postafiókból küldje a program az e-maileket
5. Mi legyen a kiküldött e-mailek alapértelmezett tárgya
6. Ide lehet felhasználóként megadni például az aláírást.  

a. 3 különböző makrózási lehetőség van:

• <CEGNEV>          A kiküldő cégneve
• <UGYFELNEV>  Az értékesítési lehetőségen kiválasztott ügyfél neve
• <UGYFELKAPCSOLATTARTO>      Az értékesítési lehetőségen kiválasztott ügyintéző neve

Csatolmánykezelés beállítása

Abban az esetben, ha a program rendelkezik az Iktatás funkcióval, van lehetőség az e-mailben szereplő csatolmányok automatikus iktatására.  

A beállításokat a Karbantartás/Beállítások/Rendszerbeállítások menüpont alatt, a Dokumentum kezelés fülre kattintva lehet elvégezni: 

1. Funkció használatának aktiválása 
2. Amennyiben külön dokumentum tömbben szeretné nyilvántartani az e-mail csatolmányokat, itt van lehetőség arra, hogy kiválassza a megfelelő tömböt. 

A beállítást követően a program automatikusan el fogja végezni a csatolmányok iktatását az előre beállított tömbben. 

Értékesítési lehetőség lista

Az Értékesítés lehetőség lekérdezés az Ügyfélkezelés menüpont alatt érhető el:

A gombra kattintva megnyílik a lekérdezés:

A lekérdezésben lehetőség van az értékesítési lehetőségen rögzített megjegyzések megtekintésére a lekérdezés alján.

A betekintő ablak pozícionálható, például van lehetőség a képernyő jobb oldalára helyezésére:

A lekérdezésben az Értékesítési lehetőséghez a következő oszlopok jelennek meg:

• Bizonylatszám
• Kelte
• Utolsó módosítás dátuma
• Ügyfél
• Kapcsolattartó
• Ügyintéző
• Értékesítés típusa
• Értékesítés állapota
• Tárgy
• Időpont
• Értékesítési valószínűség

Beállítás függően megjeleníthető továbbá a Részlegszám, Munkaszám, Projekt és Értékesítési lehetőség kategória is.

A listanézet paraméterezhető, tehát be lehet állítani az oszlop sorrendiséget, a megjelenített oszlopokat, illetve előszűrőket is lehet alkalmazni.) 

Lekérdezés

A listában a szűrő gombra kattintva  van lehetőség különböző lekérdezéseket elvégezni.

A szűrőablakban a következő lekérdezési lehetőségek vannak:

A fenti Alapértelmezett szűrőfeltételek szerint szűrhető a lista. A ’Bizonylat fajta’ szűrési lehetőséggel azok az értékesítési lehetőségek szűrhetők, melyhez tartozik az adott bizonylat fajta.

Például le tudjuk szűrni azokat az Értékesítési lehetőségeket, amelyekhez már tartozik vevői árajánlat. 

Amennyiben a rendszerbeállításokban aktív a Részlegszám, Munkaszám vagy Projekt kezelés, ezek a szűrőfeltételek is megjelennek.

Az Egyéb fülre kattintva pedig kategória szűréseket tudunk elvégezni. Ezek lehetnek Értékesítési lehetőség kategóriák, Ügyfél kategóriák vagy Termék kategóriák.

Kártyanézet - Értékesítési lehetőség

Az értékesítési lehetőségek lekérdezhetőek kártyanézetben is. Ehhez először be kell állítani a Karbantartás/Beállítások/Általános működés menüpontban a Kanban táblák használatát:

A beállítást követően az Ügyfélkezelés menüpont alatt elérhető lesz az „Értékesítési lehetőségek kártyanézet”.

A kártyanézetekre való kattintás után egy szűrőablak jelenik meg, ahol paraméterezni tudjuk a lista elemeit. A Szűrés gombra kattintva pedig megjelenik maga a lista. 

A kártyanézetben láthatóak a bizonylatok alapadatai, viszont nem csak áttekinteni, vagy megnyitni tudjuk a lista elemeit, hanem egyik oszlopból a másikba is át tudjuk helyezni őket. Ehhez az egér bal gombját folyamatosan tartva válasszuk ki a módosítani kívánt elemet és még mindig nyomva tartva az egér bal gombját húzzuk át a kívánt oszlopba. A művelet hatására a bizonylat státusza megváltozik a kiválasztott oszlopnak megfelelően.  

Kártyanézet paraméterezése  

A kezdeti paraméterezést a lekérdezést követően a Listanézet beállítások gombra kattintva lehet elkezdeni:  

A gombra kattintva először be kell állítanunk a látható oszlopokat: 

A beállítás lényege, hogy kiválasztható legyen, hogy mely állapotok látszódjanak a kártyanézetben. Tehát amennyiben a fenti példa alapján csak a „Proforma igénylés” állapoton kívül minden mást szeretnék látni, akkor a beállítást követően csak ezek az oszlopok jelennek majd meg.  

Ezt követően a rendezés fül alatt a Lista oszlopai oldalról át kell tenni a megjelenítendő oszlopokat (1) a Rendezés sorrend (2) oldalra: 

Ezt követően beállíthatjuk a sorrendet (3), meg kell adni egy listanézet elnevezést (4), majd a mentés másként (5) gombra kattintva menthető a listanézet. Eredményként pedig a következőhöz hasonlatos kártyanézetet kapunk: 

Értékesítési lehetőség működése

A listában az új gombra kattintva elérhető az értékesítés lehetőség rögzítő felülete:

Az alábbiakban látható a képen megjelölt mezők működésének leírása

1. Tárgy:   Szabad szöveges mező, megadása nem kötelező. Szűrhető, a listában megjelenik
2. Ügyfél: Az ügyféltörzsben lévő ügyfeleket lehet kiválasztani, vagy a + gombra kattintva új ügyfelet lehet rögzíteni
3. Ügyintéző: Ügyfél oldali ügyintéző. Az ügyfélhez rendelt ügyintézőt lehet kiválasztani   
4. Kapcsolattartó: A programban lévő munkatársat lehet kiválasztani. Ebben az értelmezésben az a munkatárs, aki az üggyel foglalkozik
5. Típus:   Az Értékesítési lehetőség típusa. A törzsadatban szabadon bővíthető  
6. Állapot: Az Értékesítési lehetőség állapota. A törzsadatban szabadon bővíthető
7. Időpont: Ez alapján ütemezhetőek a további teendők. A lekérdezésben az adott dátumra lehet szűrni
8. Ért. valószínűség: Az értékesítés valószínűsége. Funkcionális jelentősége nincs, tájékoztató jellegű információ. A lekérdezésben szűrhető

A. Bizonylat adatok: Az értékesítési lehetőséghez tartozó bizonylatok értékeit összegzi

B. Ügyfél statisztika:A bizonylathoz hozzárendelt ügyfél adatai

1. Ügyfél rögzítése: Az ügyfél beiktatásának dátuma
2. Összes kintlévőség: Az ügyfél ki nem egyenlített számláinak összege
3. Hitelkeret: Az ügyfélhez beállított hitelkerete. (Ügyvitel prémium, vagy Hitelkeret modul megléte esetén jelenik meg)
4. Indulási egyenleg: Az ügyfél hitelkeretének indulási egyenlege (Ügyvitel prémium, vagy

Hitelkeret modul megléte esetén jelenik meg)

Az értékesítési lehetőségen belül három különböző panelt egymástól függetlenül le lehessen kicsinyíteni. 

Ezek az alábbiak: 

Tehát amennyiben mondjuk egy értékesítési lehetőségen belül a levelezéseket szeretnénk áttekinteni, a következő beállítással áttekinthetőbb lesz a felület: 

A funkció a következő gombokkal vezérelhető: 

E-mailek küldése/fogadása

Állapotjelentés küldési lehetőség 

A fejlesztés megvalósítását követően van rá lehetőség, hogy a programban berögzített valamely munkatárs számára állapotjelentést küldjünk egy adott értékesítési lehetőségből.

Ennek feltétele, hogy az e-mail szerver megfelelően legyen paraméterezve, továbbá a munkatárs rendelkezzen e-mail címmel, ami hozzá van rendelve a Karbantartás/Munkatársak menüpontban.

 Működés:

Az értékesítési lehetőséget megnyitva, a Mentés és állapotjelentés küldése ikonra kattintva

a program a megjelenő listában kiválasztott munkatársaknak küld egy e-mailt melynek szövegezése az utoljára a történetben berögzített szöveg.

Tehát a folyamat a következő:

1. Írjuk be az üzenetet az „Új bejegyzés”-hez
2. Kattintsunk a Mentés és bezárás állapotjelentéssel gombra

Ezt követően az e-mail kiküldésre kerül, melynek tárgyában látható a z értékesítési lehetősége bizonylatszáma, illetve az e-mail küldő felhasználó neve.

E-mailek küldése/fogadása értékesítési lehetőségen 

Az e-mail szerver beállítását követően van arra lehetőség, hogy az értékesítési lehetőségen beállított ügyfélnek vagy kapcsolattartónak e-mailt küldjünk.

A működés szerint amennyiben van megadva ügyintéző, és van neki e-mailcíme, akkor Ő lesz az e-mail címzettje. Amennyiben az ügyintézőnek nincs e-mailcíme, vagy eleve nincs kiválasztva ügyintéző, akkor a program az ügyfél adatlapján megadott e-mailcímet fogja használni. Tehát a következő a címzetti rend:

• Elsődleges: Ügyintéző
• Másodlagos: Ügyfél

E-mail küldés 

Az e-mail küldés az értékesítési lehetőségen belül a következő gombra kattintva érhető el: 

A gombra kattintva megnyílik az e-mail küldő felület, amint a felhasználó beállításokban előre felparaméterezett aláírás, és tárgy jelenik meg: 

Itt van lehetőség csatolmányok hozzáadására is a Csatolmányok hozzáadása gombra kattintva. 

A csatolmány kiválasztását követően az „X fájl kiválasztva” feliratra kattintva adhatunk hozzá további csatolmányokat, vagy törölhetünk már hozzáadottat: 

A szöveg megírását követően az OK gombra kattintva kiküldhető az e-mail: 

A küldés sikerességéről üzenetben kapunk tájékoztatást: 

A levél elküldését követően, amennyiben az Iktató funkció aktiválva van, a csatolmány tárolásra kerül automatikusan: 

Az elnevezés fixen a következő: e_mail_<évszám_hónap_nap_óra_perc> 

A kiküldött levél automatikusan bejegyzésként létrejön a történet fül alatt, és itt látható a csatolmány elnevezése is: 

Bejövő e-mailek letöltése 

A programban van lehetőség arra, hogy a válasz e-maileket az értékesítési lehetőségen belül letöltsük. A rendszer képes arra, hogy leszűrje, hogy melyek azok a bejövő levelek az adott postafiókban, amik válaszként érkeztek a korábban kiküldött e-mailre. A rendszer egy rejtett azonosító alapján dolgozik, vagyis ha a válasz email ezt az azonosítót elveszíti, akkor a továbbiakban nem lesz képes megtalálni (például nem válasz emailként küldi a partner, hanem új levélként). Ezért arra is van lehetőség, hogy minden e-mailt leszűrjünk az adott levelezőrendszerből, és azokból válogassunk. 

A funkció a következő gombra kattintva érhető el: 

A képen látható, hogy amennyiben van válasz e-mail, akkor azt az ikon jobb felső sarkában egy számláló jelzi. 

A gombra kattintva a rendszer megjeleníti a válasz leveleket: 

Dupla kattintással az adott e-mail letölthető, amennyiben több levelet szeretnénk egyszerre letölteni, a „Kiválaszt” oszlopban lévő jelölővel több levelet is le lehet egyszerre tölteni. 

A Szöveg oszlopban ha a kurzort rávisszük a szövegrészre, megtekinthetjük a szövegezést is. 

Amennyiben az e-mail rendelkezik csatolmánnyal, a rendszer azt is képes letölteni (előzetes paraméterezést követően, vagy az Iktató funkció megléte esetén). 

A szűrés gombra kattintva pedig egyéb lista szűrési lehetőségek elérhetők: 

FONTOS! Amennyiben az alapértelmezett beállításoknál több napra visszamenőleg állítjuk be a szűrést, illetve sok e-mailt tartalmaz a levelező rendszerünk, az értékesítési lehetőség megnyitása és a bejövő emailek letöltése lassulhat! 

Értékesítés támogatás modulon belül az e-mail küldés és fogadás lehetősége a Gmail levelezőrendszerrel került megvalósításra. Egyéb levelezőrendszereken is működhet a megvalósított fejlesztés, viszont előzetes tesztelést igényel. 

Egyedileg beállítható adatmegjelenítés

A fejlesztésnek köszönhetően lehetőséget biztosítunk arra, hogy az értékesítési lehetőségen szöveges adatként megjelenítsük az ügyfél adatlapján megadható adatokat. Így mindenki a számára fontos adatokat tudja megjeleníteni az ügyfeleiről. 

A beállítás az értékesítési lehetőség saját menüsorában érhető el: 

A gombra kattintva megadhatóak az egyéb ügyfél adatok megjelenítésére szolgáló jelölők: 

A beállítást követően az adatok elérhető az Értékesítési lehetőségen az Egyéb adatok fülre kattintva: 

3. Megjegyzés megjelenítése 

A Megjegyzés fülre kattintva megtekinthetők az ügyfél adatlapján megadott megjegyzések: 

Előzmény bizonylatok/CRM bizonylatok lekérdezési lehetősége

Van lehetőség arra, hogy az értékesítési lehetőségen belül közvetlenül lekérdezzünk CRM bizonylatokat és előzménybizonylatokat. 

A CRM bizonylatok fül alatt a programban rögzített ügyfél kapcsolatokra és értékesítési lehetőségek szűrésére van lehetőség: 

Itt látható például, hogy az adott partnernek van-e valamilyen folyamatban lévő ügyfél kapcsolata, vagy értékesítési lehetősége. 

Az Előzmény bizonylatok fül alatt pedig minden egyéb bizonylatra tudunk szűrést indítani: 

Duplán kattintva egy sorra, a bizonylat megnyitható. 

Bizonylatok kezelése

Az értékesítési lehetőségből lehetőség van bizonylat kiállításra. Ezt a következő gombra kattintva lehet megtenni:  

A bizonylat kiválasztását követően a program megnyitja a bizonylat rögzítő ablakot, melyre átemeli az értékesítési lehetőségben lévő ügyfelet:

Itt látható, hogy az értékesítési lehetőséget hozzárendelte a bizonylathoz. Fontos, hogy a bizonylathoz fej szinten kerül hozzárendelésre, nem tétel szinten. Tétel megadást követően a bizonylat menthető.

Ezt követően az Értékesítési lehetőségen látható, hogy milyen bizonylat/bizonylatok vannak hozzárendelve:

Itt az adott bizonylatnak a következő adatai láthatók:

1. Bizonylat száma
2. Bizonylat Kelte dátuma
3. Bizonylat típusa
4. Bizonylat állapota

Az adott bizonylatra kattintva pedig van lehetősége kapcsolódó, tehát belőle származtatott bizonylatot kiállítani:

Ezt követően a származtatott bizonylat is megjelenik a bizonylat listában:

Ezen a példán látszik, hogy a vevői rendelés kiállításának hatására változott az árajánlat státusza is.

Az értékesítési lehetőségen felület rendelkezik egy ügyfél és egy bizonylat tétel részletező felülettel is:

Ügyfél/Ügyintéző adatait részletezi. Itt az E-mail és az Engedmény-t érdemes részletezni

1. E-mail: az e-mail gomba Ctrl+Bal klikk-el a program meghívja az alapértelmezett böngészőt, és egy levélírást kezdeményez az adott e-mail címre
2. Engedmény/Felér: Az ügyfél adatlapján beállított alapértelmezett Engedmény/Felár mező értékét jeleníti meg tájékoztató jelleggel

Arra is van lehetőség, hogy közvetlen bizonylat kiállításkor, vagy bizonylat mentést követően rendeljük hozzá az értékesítési lehetőséget. Ezt a bizonylat megnyitását követően tudjuk megtenni az alábbi gombra kattintva:

Ezt követően dupla kattintással kiválasztható a már berögzített Értékesítési lehetőség.

Fontos, hogy az Értékesítési lehetőség beállítás nem tételszinten, hanem csak fejszinten kerül beállításra, ezért tételszintű szűréseket nem lehet rá alkalmazni.

Jogosultság beállítás

Az Értékesítés támogatás modul használata esetén a jogosultság beállításoknál megjelennek az alap jogosultság beállítási lehetőségek is:

Itt érdemes megemlíteni, az „Ügyfél statisztika láthatósága” jogosultságot, ami lehetővé teszi, hogy az Értékesítési lehetőségen az ügyfél statisztika szenzitívebb adatait elrejtsük a felhasználók elől. Ez az alábbi blokkban látszik:

Amennyiben elvesszük a jogosultságot a felhasználótól, a felhasználó számára nem láthatók az adatok: