Az Ügyvitel termékcsalád Szerviz modulja lehetőséget biztosít munkalapok készítésére, amely segítségével egy teljes javítási / gyártási folyamat adminisztrálható.
A munkalapon lehetőség van többek között a folyamatban résztvevő kollégák (lejelentő, szakértő, felelős, végrehajtó, ellenőr) megadására, Típus / Altípus beállításra, prioritási szint megadásra, munkalap Állapotának beállítására, az egyes elvégzett munkafolyamatokhoz bejegyzés rögzítésre, alsó- és felső megjegyzés rögzítésére, melyeket a kinyomtatott munkalapon meg is jeleníthetünk, a munkafolyamat során beépített termékek rögzítésére, amiket a munkalapból indítva tovább is bizonylatolhatunk.
1. Tartalomjegyzék
TARTALOMJEGYZÉK
- 1. Tartalomjegyzék
- 2. Általános információk
- 3. Modul aktiválása, alapbeállítások
- 4. Állapotjelentés küldés
- 5. Ráfordítás kezelés a munkalapon
- 6. Munkalapból díjbekérő készítés
- 7. Munkalapból szállítólevél készítése
- 8. Munkalapból raktári bevét készítése
- 9. Munkalapból számla kiállítása
- További fejlesztések
- Teljesítési igazolás számlához és munkalaphoz
- Szervíz modul – Munkalapon receptúrás tétel is megadható
- Szervíz modul – Munkalapok listán Nettó érték oszlop
- Szervíz modul – termékek listájában munkalap fül
- Bizonylatkapcsolattal átörökített egyéb adatok
- Munkalapról indított bizonylatkapcsolaton megjegyzés öröklésének beállíthatósága
- Kártyanézet megvalósítása
- Listák szűrési feltételeinek megjelenítése és elrejtése
- Munkalapon cím kiválasztási lehetőség
2. Általános információk
A Szerviz modul ismertetése: Az Ügyvitel termékcsalád Szerviz modulja lehetőséget biztosít munkalapok készítésére, amely segítségével egy teljes javítási / gyártási folyamat adminisztrálható.
A munkalapokon lehetőség van a folyamatban résztvevő kollégák (lejelentő, szakértő, felelős, végrehajtó, ellenőr) megadására, Típus / Altípus / Prioritási szint / Állapot alapadatok beállítására, az egyes elvégzett munkafolyamatokhoz bejegyzések, illetve alsó- és felső megjegyzés felvitelére, melyeket a kinyomtatott munkalapon meg is jeleníthetünk. A munkafolyamatok során felhasznált termékek, szolgáltatások adminisztrációja is elvégezhető, amiket akár a munkalapból indítva tovább is bizonylatolhatunk (számla, díjbekérő), illetve a karbantartott - „fő” termékből szállítólevél és raktári bevét készíthető.
További funkciók a munkalaphoz:
Munkalap állapotokhoz rendelhető készletmozgás szintek
Kapcsolt munkalapok létrehozásának lehetősége
Historikus megjegyzéskezelés és a munkalap állapotváltozások naplózása
Ráfordítások megjelenítése a munkalapon 
Állapotjelentés küldés új lehetőségei.
3. Modul aktiválása, alapbeállítások
A modul megvásárlásakor kapott termékszámot a Karbantartás / Termékszámok menüpontban van lehetőség aktiválni:
Beaktiválva a termékszámot az „Ügyfélkezelés” menüpont kibővül a „Munkalapok” menüponttal.
3.1. Munkalap beállítások
Első lépésben a Karbantartás / Törzsadatok / Munkalap fülön van lehetőségünk paraméterezni a munkalapokhoz tartozó alapadatokat, amelyek a rögzítés szempontjából nélkülözhetetlenek. A munkalapokat csoportosítani lehet típusok-altípusok szerint, majd az adott típusok alá rendelhetünk különböző állapotokat és prioritási sorrendet.
3.1.1. Munkalap típusának a beállítása
3.1.2. Munkalap altípus beállítása
3.1.3. Munkalap állapot beállítása
3.1.4. Munkalap prioritás beállítása
3.1.5. Munkalap egyéb felirat beállítása
A Karbantartás / Törzsadatok / Egyéb- Feliratok fülön tudjuk módosítani a munkalapon szereplő alapértelmezett beosztások neveit. A feliratot bármikor lehet tetszés szerint módosítani, illetve törölni.
A következő ábrán látható módon megadható a Lejelentő beosztása, például Mérnöki iroda névre, majd a mentés után a munkalapon láthatjuk az új felirat nevét.
A feliratot van lehetőségünk angol és német nyelven is megadni:
A munkalapon a módosítást követően a következőképpen jelenik meg a módosított felirat.
3.2. Kapcsolt munkalap létrehozása
A fő munkalapokhoz van lehetőségünk kapcsolt munkalapokat is létrehozni, hasznos lehet abban az esetben is, ha egy nagy munkát kisebb feladatokra szeretnénk bontani, így jobban átláthatjuk a feladatokat. A fő munkalapon jobb kattintással Új a kiválasztott alapján pontnál hozhatjuk létre kapcsolt munkalapokat.
Új kapcsolt munkalap: ebben az esetben egy üresen létrejött kapcsolt munkalapot fogunk látni
Új kapcsolt munkalap a kiválasztott alapján: minden adatot örökölni fog a fő munkalapból
Amikor megnyitjuk a fő munkalapot, akkor a Kapcsolt munkalapoknál megjelenik a csatolt bizonylatunk.
4. Állapotjelentés küldés
A szerviz modulban is megvalósításra került az állapotjelentés küldésének a lehetősége. A bizonylatrögzítő felületre felkerült a munkalap felelősei mellé egy gyors indító ikon, amelyről egy kattintás segítségével állapotjelentés küldhető az adott munkatársnak, valamint ezelőtt a munkalap tartalma is mentésre kerül annak érdekében, hogy a friss állapot kerüljön küldésre.
A felső ikonsorról indított „Mentés és bezárás állapotjelentéssel” funkció is elérhető, a többi bizonylathoz hasonlóan.
Korábban az összes e-mail címmel rendelkező munkatárs közül kellett választani állapotjelentés küldése előtt, a fejlesztéssel automatikusan kiválaszthatóvá váltak az alsó blokkban található „Érintettek”.
Az állapotjelentés küldéséhez a többi bizonylathoz hasonlóan be kell állítani a Karbantartás / Törzsadatok / Kiegészítő eszközök menüpontban található E-mail szervert.
5. Ráfordítás kezelés a munkalapon
A funkció csak szerviz, illetve extra naptár modul együttes használata esetén érhető el. Az aktiváláshoz első lépésben engedélyezni kell a Karbantartás / Rendszerbeállítások / Munkalap menüpontban található „Ráfordítások megjelenítése a munkalapokon” jelölővel.
Ezután megjelenik két új beállítási lehetőség a munkalap bizonylatszerkesztő felületén, melyekhez első lépésben Karbantartás / Törzsadatok / Munkalap / Munkafolyamat rögzítése szükséges.
A tetszőleges munkafolyamat megnevezés felosztása / rögzítése után beállíthatóvá válik, hogy az adott munkatárs mennyi időt foglalkozott a kiválasztott folyamattal.
5.1. Dátumkezelés működése
Abban az esetben, ha az aktuális napi dátum kerül kiválasztásra, akkor a program a munkalap mentésekor lévő kezdő dátumtól állítja be a ráfordítást a mennyiség alapján megfelelő befejező dátumig. Amennyiben jövő, vagy múltbéli időpontra történik a ráfordítás rögzítése (napot tekintve), akkor az adott mennyiség lekérdezhetővé válik a beállított dátumra, viszont a kezdő -és vég dátumok mindkét esetben: 0:00:00 – 0:00:00
A mentés után a munkalapon található „Ráfordítások” fülön látható, hogy mely munkatárs mikor és mennyi ráfordítást rögzített az adott munkalapra.
14
5.2. Naptári bejegyzés rögzítése
A ráfordítás kezelés szorosan összefügg a naptári bejegyzés kezelésével. A fenti módszerrel csak ráfordítás sorok készülnek, de lehetőség van ezekből naptári bejegyzést is készíteni. A munkalapon található ráfordítás sort megnyitva egy naptári bejegyzés rögzítő felület kerül megjelenítésre.
Mentésre elkészül egy naptári bejegyzés is az adott időpontra.
5.3. Ráfordítások lekérdezése
Az Ügyfélkezelés / Naptári események lekérdező listájának szűrésében elérhetővé vált a munkafolyamatra való szűrési lehetőség.
Hatására az adott munkafolyamatra rögzített munkalapokról és ráfordítási időkről tájékozódhat.
6. Munkalapból díjbekérő készítés
6.1. Készletkezelési szintek - definíciók
„Foglalás” – a munkalap rögzítése után a megadott mennyiségű termék foglalásba kerül az adott raktár készletéről
„Készletmozgás” – a munkalap rögzítése után a megadott mennyiségű termék kikerül az adott raktár készletéből
„Nincs művelet” – a munkalap rögzítése után a készletek semmilyen szempontból nem változnak
A készletkezelési szint mindaddig módosítható, amíg elkészül a munkalap tételhez az első kapcsolódó bizonylat, vagy készletzárás történik (például készletérték feladás).
6.2. Munkalap – díjbekérő kapcsolat
Szerviz modul megléte esetén, a munkalapokból közvetlenül készíthető díjbekérő bizonylat az ügyfél részére.
A díjbekérőre a munkalap minden tétele átmozgatásra kerül, méghozzá úgy, hogy ebben az állapotban már nem adható hozzá, nem törölhető, nem módosíthatók egyéb adatai sem (például mennyiség, ár, kedvezmény stb.)
Rögzítés után a munkalap „Kapcsolódó bizonylatok” fülén ellenőrizhető milyen bizonylatok kapcsolódnak hozzá:
Amennyiben díjbekérő készült egy munkalapból, azon sem módosíthatók a tételek, illetve megszűnik a közvetlen számlázási lehetősége (nem jelenik meg a számlázás ikon). Innentől tehát csak a díjbekérőből készíthető el a végszámla.
Fontos, hogy számlázni csak azon díjbekérőket lehet, aminek a forrás bizonylaton lévő termékeinek készletkezelési szintje átállításra került „Nincs művelet”-ről „Készletmozgás”-ra.
Abban az esetben, ha úgy indítjuk el a számlázást, hogy még legalább egy olyan termék van, aminek a készletkezelési szintje nincs átállítva, addig a program tiltja a számla kiállítását az alábbi figyelmeztető üzenettel:
Az összes munkalap tétel készletmozgatásra állítása után elindítható a számla kiállítása:
Fontos, hogy amennyiben több munkalapból készült a díjbekérő bizonylat, akkor az utóbbiból készült számlára csak az első munkalapon szereplő tételek kerülnek át. Erre azért volt szükség, mert a program alap koncepciója, hogy egy munkalaphoz egy számla tartozhat, illetve egy számlán egy munkalap számlázására van lehetőség.
7. Munkalapból szállítólevél készítése
Szállítólevél kiállítási a munkalapok listájából – Szerviz modul
Az Ügyfélkezelés / Munkalapok pontban elérhető lista új funkcióval bővült. Lehetőség nyílik a kijelölt munkalap(ok) alapján szállítólevél kiállítására a munkalapon felvett termékről. Az új funkció a jobb egér kattintásra elérhető gyorsmenüből és a lista menüsorából is.
Szállítólevél készítési lehetőség, a munkalapon átvett termékről
A szállítólevél készítése során a munkalapról az azon szereplő termék és ügyfél is átvételre kerül
Munkalapból történő szállítólevél készítésekor a „szervizelt” termék kerül át bizonylat tételként, a munkalap fejben megadott szállítóval.
Fontos tehát, hogy nem a munkalap „összetevői” kerülnek át a szállítólevélre.
8. Munkalapból raktári bevét készítése
Munkalapból történő raktári bevét készítésekor szintén a „szervizelt” termék kerül át bizonylat tételként. Ebben az esetben a beszállító nem kerül átadásra.
Amennyiben a Karbantartás / Rendszer beállítások / Bizonylat kapcsolatok paraméterezése menüpontban a „Munkalapból raktári bevét készítésekor fej szintű termékadatok használata” opció inaktív, akkor a munkalapon található készletmozgató tételek kerülnek át a bevétre.
9. Munkalapból számla kiállítása
Kimenő számla készítésekor a munkalapon lévő tételek kerülnek át a bizonylatra. Ebben az esetben nem a számla a készletmozgató bizonylat, emiatt csak azok a tételek fognak átkerülni, amelyeknél a „Készletkezelési szint” = „Készletmozgás”. Kivétel ez alól, ha szolgáltatás típusú a termék, mert itt csak „Nincs művelet” lehet a készletkezelési szint, ami azt jelenti, hogy mindenképp megtörténik a számlára való átforgatás.
Egy munkalapból több számla is készíthető. Ha a „Számlázva” mező értéke megegyezik a mennyiséggel, akkor a tételsor teljesített. Ha az összes tétel teljesített, nem készíthető több kimenő számla. Amennyiben a kapcsolódó kimenő számla sztornózásra kerül, új számla kiállítása lehetséges. A rendszer logikája alapján az egyes „munkák”, szerviz feladatok külön teljesítendők, így azokat a tételeket, feladatokat, amelyek számlázása egyben szükséges, praktikus egy munkalapra felvezetni. Ez azt jelenti, hogy több munkalap nem számlázható egyidejűleg.
Ha a „Készletkezelési szint” = „Foglalás”, akkor az adott mennyiségű termék foglalásba kerül az adott raktár készletéről (de nem számlázható).
További fejlesztések
Teljesítési igazolás számlához és munkalaphoz
A friss verzió feltelepítése után lehetőség nyílik számlák, illetve – szerviz modullal rendelkező felhasználóknak – munkalapok mellé teljesítési igazolás elkészítésére.
A teljesítési igazolások formátumát a Karbantartás / Törzsadatok / Dokumentum sablon pontban tudjuk kialakítani.
A teljesítési igazolás készítését az alapbizonylat (számla vagy munkalap) listájából indíthatjuk el. A listafunkciók közt elérhető a Teljesítési igazolás készítése lehetőség.
Szervíz modul – Munkalapon receptúrás tétel is megadható
A Szervíz modullal rendelkező felhasználóknak lehetősége nyílik arra, hogy a Munkalapra receptúrás terméket is felvigyen a Tételeknél.
Szervíz modul – Munkalapok listán Nettó érték oszlop
A Munkalapok listájába új oszlopként bekerült a Nettó érték oszlop.
Szervíz modul – termékek listájában munkalap fül
A termékek listájának alsó sávjában megjelenik a Munkalap fül, ahol a kiválasztott termékhez kapcsolódó munkalapok listája jelenik meg.
Bizonylatkapcsolattal átörökített egyéb adatok
A Felső, alsó, -és tételes megjegyzések a díjbekérőre úgy kerülnek át, hogy minden esetben ezek érvényesülnek. Például, ha be van állítva a díjbekérőre egy alapértelmezett megjegyzés, akkor, ha munkalap kapcsolatból készül a bizonylat, mindenképp a forráson megadott értékek kerülnek érvényesítésre. A díjbekérőből készülő számla esetén szintén ugyanez érvényes, tehát a megfelelő megjegyzést célszerű már a munkalapon megadni.
Gyáriszám, LOT, szavatosság, szín -és méret adatok: a munkalapból készített díjbekérőre első körben nem öröklődnek. A díjbekérőből készült számlán már megjelennek. Erre a helyes készletmozgás kezelése miatt van szükség.
Munkalapról indított bizonylatkapcsolaton megjegyzés öröklésének beállíthatósága
A Karbantartás / Rendszerbeállítások / Általános / Bizonylat kapcsolatok paraméterezése menüpontban található „Megjegyzések átvétele” részben megadhatóvá vált, hogy a Munkalap -> Számla, illetve a Munkalap -> Díjbekérő bizonylat kapcsolatok esetén milyen megjegyzések öröklődjenek.
Kártyanézet megvalósítása
A funkció megvalósításával lehetőség van az állapotokat rendelkező bizonylatok kártyanézetben történő megjelenítése is. Ez a következő bizonylattípusokat jelenti:
- Ügyfélkapcsolat
- Értékesítési lehetőség
- Munkalap
Az Értékesítési lehetőség és a Munkalap kiegészítő modulokkal érhetők el. Amennyiben érdekli valamelyik modul, ide kattintva bővebb tájékoztatást kérhet.
Ez a lehetőség nagyban segíti a felhasználót abban, hogy egyszerűen átlássa folyamatban lévő ügyeit és azokat a lehető legegyszerűbben kezelje. Amennyiben használni szeretnénk, kapcsoljuk be a lehetőséget a Karbantartás/Rendszer beállítások/Általános működés menüpont alatt.
Az aktiválás hatására három új menüpont jelenik meg az Ügyfélkezelés fül alatt.
A menüpontok elérhetősége a használt moduloktól függ.
A kártyanézetekre való kattintás után egy szűrőablak jelenik meg, ahol paraméterezni tudjuk a lista elemeit. A Szűrés gombra kattintva pedig megjelenik maga a lista.
A kártyanézetben láthatóak a bizonylatok alapadatai, viszont nem csak áttekinteni, vagy megnyitni tudjuk a lista elemeit, hanem egyik oszlopból a másikba is át tudjuk helyezni őket. Ehhez az egér bal gombját folyamatosan tartva válasszuk ki a módosítani kívánt elemet és még mindig nyomva tartva az egér bal gombját húzzuk át a kívánt oszlopba. A művelet hatására a bizonylat státusza megváltozik a kiválasztott oszlopnak megfelelően.
Kártyanézet paraméterezése
A kezdeti paraméterezést a lekérdezést követően a Listanézet beállítások gombra kattintva lehet elkezdeni:
A gombra kattintva először be kell állítanunk a látható oszlopokat:
A beállítás lényege, hogy kiválasztható legyen, hogy mely állapotok látszódjanak a kártyanézetben. Tehát amennyiben a fenti példa alapján csak a „Proforma igénylés” állapoton kívül minden mást szeretnék látni, akkor a beállítást követően csak ezek az oszlopok jelennek majd meg.
Ezt követően a rendezés fül alatt a Lista oszlopai oldalról át kell tenni a megjelenítendő oszlopokat (1) a Rendezés sorrend (2) oldalra:
Ezt követően beállíthatjuk a sorrendet (3), meg kell adni egy listanézet elnevezést (4), majd a mentés másként (5) gombra kattintva menthető a listanézet. Eredményként pedig a következőhöz hasonlatos kártyanézetet kapunk:
Listák szűrési feltételeinek megjelenítése és elrejtése
Tekintettel arra, hogy a szerviz modullal használható munkalapok rengeteg adatok tartalmaznak, ebből kifolyólag pedig rengeteg adatra szűrhető a lista, létrehoztunk egy beállítást, amivel rejthetőek a szűrési paraméterek. Az új funkciót aktiválni, vagy deaktiválni a Karbantartás/Felhasználói beállítások/Egyéb füle alatt lehet.
Ennek hatására, bármennyi szűrési paraméterrel végzem el a lista lekérdezését, a paraméterek rejtve lesznek, így sok megadása esetén nem zavar a listában való böngészésben.
Munkalapon cím kiválasztási lehetőség
Az új verzióban már lesz lehetőség az ügyfél címének kiválasztására a szerviz modullal működő munkalapon is.
A termék lehetőségeivel kapcsolatosan kérje Ügyfélszolgáltunk tájékoztatását:
Hasznosnak találta a cikket?
Nagyszerű!
Köszönjük visszajelzését
Sajnáljuk, hogy nem tudtunk segíteni
Köszönjük visszajelzését
Visszajelzés elküldve
Köszönjük közreműködését és megpróbljuk a cikket kijavítani