TARTALOMJEGYZÉK

• 1. Általános
• 2. Modul aktiválása
• 3. Kulcs – Üzlet fiók aktiválása
• 4. Aktiválás és teljes szinkron folyamatai
• 5. Új adatelemek a szoftverben
  •  Bizonylat előtag (Kulcs-Üzletben) - prefix
  •  Regisztrációs e-mail cím, Jelszó                                                                                                            6 
  •  Felhasználó újra szinkronizációja gomb
  •  Regisztráció érvényességi ideje
  • II.         Ügyfélre vonatkozó beállítások
  • III.        Termékre vonatkozó beállítások
• 6. Fiók deaktiválási folyamata
• 7. Szinkronizációs folyamatok
  •  Termék szinkron – Termék lista 
  • Kézi számla szinkron – Számla lista 
  • 7.1. Ügyfél szinkron 
  • 7.2. Termék szinkron
    • Készlet információ küldése
  • 7.3. Kézi számla szinkron és egyéb kiegészítő funkciói 
    • Adatszolgáltatások tárolására
    • Bizonylat nyomtatási kép
    • Távnyomtatott bizonylat újraküldése
• 8. Adatfeltöltés / alap paraméterezés
  •  Ügyfél kezelés
  •  Termék kezelés
• 9. Jelszó és e-mail cím módosítás
• 10.  Logolás / hibakezelés
• Online számla letöltés modulban egyszerűsített számlák kezelése

1. Általános

A Kulcs-Ügyvitel termékcsalád számlázó programjaihoz integrálható Online Sales+ modul segítségével a számlázást végző munkatársak, „ügynökök” mobilfelületről indíthatják a számlázási folyamataikat a Kulcs-Üzlet alkalmazás segítségével. A két szoftver közötti kapcsolatnak köszönhetően a bizonylatok kézi számlaként megérkeznek az Ügyvitelbe, így tehát naprakész lesz a készlet, illetve az ahhoz tartozó készletérték. A fiókok létrehozása Munkatársanként történik, így minden Ügynök külön fiókkal fog rendelkezni, de azonos törzsadatokat fognak látni (kivétel ez alól, ha külön raktárak adatait szinkronizáljuk – bővebben a termék kezelés pontban).

2. Modul aktiválása

A modul aktiválásához első lépésben a Karbantartás / Termékszámok menüpontban kell megadni a szükséges termékszámot.

Az Online Ügynöki Modul termékszám megadása után a programot újraindítva a Karbantartás / Adatbázis műveletek menüpontban megjelenik a Kulcs-Üzlet szinkron ikon. A megfelelő beállítások felparaméterezése után itt van lehetőség az alábbi műveletek futtatására:

                           A Kulcs- Üzlet fiókok teljes szinkronizációjának elindítása                                                2 

 A szinkronizálási időintervallum beállítása (automata szinkronhoz)

 Szinkron folyamatok üzeneteinek megtekintése (log)

3. Kulcs – Üzlet fiók aktiválása

A Kulcs-Üzlet fiókok aktiválása (integráció) minden esetben a Kulcs-Ügyvitel programból indítható. A Karbantartás / Munkatársak menüpontban felvételre került egy új menüpont (tab), ahol az Üzlet fiókkal kapcsolatos beállításokat kell elvégezni, illetve innen lehet a regisztrációt is indítani.

Meglévő Kulcs-Üzlet fiók kapcsolása nem lehetséges, új fiók létrehozásával lehet az integrációt aktiválni, a Kulcs-Ügyvitelből indítva.

A Kulcs – Üzlet fiók menüpontban az alábbi adatok megadása szükséges:  

3 

 Bizonylattömb előtag

 E-mail cím

 Jelszó

 Vezetéknév

 Keresztnév

Egy munkatárshoz maximum egy fiók tartozhat, viszont cégenként / munkatársanként külön – külön aktiválható több adatbázis.

A regisztrációs folyamat az „OK” gombbal indítható. Fontos, hogy előtte a rendszerbállítások menüpontban legyen megadva a NAV Online Számla adatszolgáltatáshoz tartozó technikai felhasználó, ugyanis a Kulcs-Üzlet alkalmazás, önálló számlázó programként üzemel.

Aktiváláskor az általános szerződési feltételek jóváhagyására van szükség, ezután pedig lehetőség van a Kulcs-Üzlet újdonságaival, friss információinak elérésével kapcsolatban a hírlevélre történő feliratkozásra.

A hírlevélre való feliratkozás kiválasztása után a szoftver megerősítést küld a fiók sikeres létrejöttéről.

A fiókba történő belépés az alkalmazáson keresztül ellenőrizhető, vagy az alábbi, böngészőből elérhető linken:

Kulcs-Üzlet - Számlázó 

4. Aktiválás és teljes szinkron folyamatai

Az alábbi folyamatok futnak le a teljes szinkronizációk alkalmával:

 Saját cégadatok szinkronizációja: adószám, EU adószám, csoportazonosító, cégnév, címadatok (egyéb adatok: pénzforgalmi elszámolás, KATA, EV)

 Technikai felhasználó átküldése

 Projekt szinkron (Tárgy – megnevezés)

 Ügyfél szinkron

 Termék szinkron                                                                                                                                     ₅ 

 Pénznem

 Fizetési mód

 Mértékegységek

 Üzlet számla – Ügyvitel kézi számlaként

5. Új adatelemek a szoftverben

I.          Munkatársra vonatkozó beállítások 

 Bizonylat előtag (Kulcs-Üzletben) - prefix

A megadott prefixnek egyedinek kell lennie a munkatársak tekintetében, illetve az Ügyvitelben használatos számla bizonylattömbökre vonatkozóan is. Regisztrációkor szinkronizálásra kerülnek, ez lesz az Üzletben használt bizonylattömb előtagja. Utólag nem módosítható. Mivel a számlázó cégen belül közös a technikai felhasználó, ezért fiókonként egyedi prefixekre van szükség a sikeres számla adatszolgáltatás miatt.  

Amikor az Ügyvitel szoftveren belül számla bizonylattömb rögzítés történik, akkor az egyediesség tekintetében nem csak a használatban lévő tömbökre végzünk ellenőrizést, hanem Kulcs-Üzlet integráció használat esetén a munkatársaknál megadott prefixekre is. Erre szintén az adatszolgáltatások sikeressége miatt van szükség (sorszám ütközés kizárása).

Első szinkronizáció után már nem módosítható.

A Prefix maximum 5 karakter lehet, ugyanis a pénznemek alapján hozzáfűzésre kerül azok kódja is, így a maximális 8 karakter lefoglalásra kerül. Például.: XY123 előtag és dollár, valamint euró használata esetén XY123HUF, XY123USD és XY123EUR lesznek a tömb prefixek.

 Regisztrációs e-mail cím, Jelszó                                                                                                            ⁶ 

A munkatársaknál már van egy e-mail cím megadási lehetőség, viszont a fiók regisztrációs email címe eltérhet, ezért külön adatként megadhatóvá tettük. A jelszó mezőnek minimum 6 karakternek kell lennie.

 Felhasználó újra szinkronizációja gomb

A módosítások érvényesítéséért felelős. Az Ügyvitel szoftverben a Kulcs – Üzlet fiók adatai közül utólag az email címet, jelszót, vezeték és keresztnevet lehet módosítani, majd újra szinkronizálni.

 Regisztráció érvényességi ideje

Aktiválás után az érvényességi időt jeleníteni meg.

Fontos, hogy első aktiváláskor 30 napos időszakra jön létre a fiók. Ilyenkor még nem számítunk érvényességi dátumot, csak a ténylegesen aktivált verzióknál írja vissza a szoftver. Ez az Üzlet fiókba való belépéskor a fejlécben tekinthető meg.

II.         Ügyfélre vonatkozó beállítások

A Kulcs-Üzlet fiókba azon ügyfelek fognak felkerülni, ahol a „Kulcs-Üzlet ügyfél” jelölő aktív.

További részletek a 7.1 pontban.

III.        Termékre vonatkozó beállítások

A Kulcs-Üzlet fiókba azon termékek fognak felkerülni, ahol a „Kulcs-Üzlet termék” jelölő aktív.

További részletek a 7.2 pontban.

6. Fiók deaktiválási folyamata

A fiók deaktiválását az „Aktív” checkbox bejelöletlen állapotra történő módosításával lehet elvégezni. Ilyenkor az „OK” gombra kattintva lefut az inaktiválási folyamat.

A deaktiválási folyamat végeztével az alábbi megerősítő információt kapjuk:

Fontos, hogy deaktivált fiók újra aktiválása nem megoldható!

7. Szinkronizációs folyamatok

A szinkronizációs hívásokat az Ügyvitel szoftver kezdeményezi, erre két elérhető módszer van:

 Manuális

A manuális szinkron több menüpontból is elindítható:

 A Teljes szinkronizáció a 2. pontban már ismertetett helyről

 Ügyfél szinkron – Ügyfél lista

 Termék szinkron – Termék lista 

Kézi számla szinkron – Számla lista 

 Automata 

Az automata szinkron előnye, hogy kézi beavatkozás mentesen, akár az Ügyvitel szoftver futása nélkül lefuthatnak a szinkronizációs folyamatok. Ahhoz, hogy a szinkronizáció elinduljon, a c:\ProgramData\KS\Bin\KS.ServicesManager.exe segédprogram futtatása szükséges. Ezen belül pedig a „Kulcs-Üzlet Sales+ Modul” szolgáltatást kell elindítani, az alábbi ábra szerint:

Az automatikus szinkronizáció intervalluma a Karbantartás / Kulcs-Üzlet szinkron / Kulcs-Üzlet szinkron beállítások menüpontban adható meg. Minimális értéke 30 perc.

7.1. Ügyfél szinkron 

Ügyfél szinkronizáció esetén az Ügyvitel szoftver a „domináns”. Ez azt jelenti, hogy amennyiben mindkét oldalon ügyféladat módosítás történik, akkor az Ügyvitelben rögzített értékek fognak a későbbiekben megmaradni, érvényesülni.

Szükség volt a Kulcs-Üzlet integráció esetén egy új ügyfél jelölő bevezetésére. Bejelölt állapotában az ügyfél név, ügyfél kód és a központi cím kötelező elemmé vált.

Fontos, hogy azon ügyfelek, ahonnan ezek az adatok hiányoznak, nem lesznek szinkronizálhatók a számlázó programba.

A Kulcs-Üzlet oldalon is lehetőség van új partnerek rögzítésére.

Ezen új ügyfelek adatai egy későbbi szinkron során a bizonylat letöltésével megérkeznek. A számla feldolgozásával automatikusan mentésre kerülnek, hasonlóan például a számla letöltés szinkron folyamathoz, vagy webshop integráció esetén.   

7.2. Termék szinkron 

Termék kezelés tekintetében szintén az Ügyvitel a domináns.  

Szükség volt a Kulcs-Üzlet integráció esetén egy új termék jelölőre Bejelölt állapotban a termék név és termék kódot kötelező megadni.  

Termék rögzítésére a Kulcs-Üzletben nincs lehetőség. Az ár természetesen módosítható maradt.

Készlet információ küldése

Amennyiben egy termékadat módosul, akkor a következő szinkronizációs ciklusban újraküldésre kerül. Például termék név, kód módosulás, de ide tartozik akár a készlet megváltozása is (bevételezés).  

Munkatársanként egy raktárt tud a kapcsolat kezelni. Azt, hogy melyiket, azt a Kulcs-Üzlet ¹³ fiókot használó munkatársnál beállítható „Raktár” mező határozza meg. Amennyiben egy munkatársnál nincs beállítva a raktár, akkor a Rendszerbeállításokban lévő alapértelmezettet vesszük második prioritásként.

7.3. Kézi számla szinkron és egyéb kiegészítő funkciói 

Az Ügyvitelbe érkező bizonylatok kézi számlaként rögzülnek, ezek a jól bevált módon a számla listán érhetők el.

Fizetési mód: ha nem talál a törzsben a név alapján egyező fizetési módot, akkor újként rögzül az Ügyvitelben.  

Projekt szinkron:  

A projektek adatlapjára felkerült egy új „Kulcs-Üzlet projekt” jelölő, melynek aktiválásával szinkronizálásra kerülnek projektjeink a Kulcs – Üzlet fiókokba.

A szinkronizálást a projektek menüsorból tudjuk elindítani, de természetesen a teljes szinkron hatására is lefut.

A Kulcs-Üzletben kiállított számlákhoz tartozó projekt tárgy szintén „leküldésre” kerül, sikeres azonosítás esetén a kézi számlához berögzül. Projekt tekintetében szintén az Ügyvitel a domináns, a projektek Üzlet oldalon nem módosíthatók.

Mennyiség egységek kezelése: Termék feltöltéskor a mennyiség egység információk is ¹⁴ eljutnak a Kulcs-Üzlethez, mely alapján a szükséges egységeket rögzítik. Új mennyiség egység kézi rögzítése tiltásra került az Üzletben, így a számlával érkező egységek az Ügyvitel törzsében is elérhetők lesznek.

Adatszolgáltatások tárolására

A kézi számlákhoz alapvetően nem tartozik adatszolgáltatás, ez jelen esetben is igaz marad, viszont a Kulcs-Üzletnek kötelessége a számlákról elvégezni az adatszolgáltatást. Az Ügyvitel programban ezek a státuszok visszatekinthetők az Értékesítés / Kulcs-Üzlet NAV Online Számla bizonylatok listáján.  

A listán elérhető információk:

 Bizonylatszám

 Ügyfél

 Tranzakciós kód

 NAV státusz

 NAV általi üzenet

 Számlát rögzítő fiók (munkatárs)

Bizonylat nyomtatási kép

A kézi számlákhoz a szoftver alap működésében nem tartozik nyomtatási kép, viszont a KulcsÜzlet fiókból érkező „nem távnyomtatásos” bizonylatok esetén a nyomtatás funkcióval elérhető. Ennek köszönhetően nem kell minden egyes nyomtatási igény esetén bejelentkezni a kiállító fiókjába, hanem elvégezhető a központi rendszerből is.

Távnyomtatott bizonylat újraküldése

Távnyomtatással kiküldött bizonylatok esetén előfordulhat olyan eset, hogy ügyfelünk nem nyomtatja ki időben, lejár és emiatt újra kell küldeni. Ebben az esetben sem szükséges a bizonylatot kiállító fiókba belépni, hanem megtehető a központi rendszerből. A számla listára felkerült egy új menüpont: Kulcs - Üzlet számla újraküldésre.

Amennyiben kiválasztásra kerül, felugrik egy ablak, ahol a címzett email címét adhatjuk meg. Természetesen a szokásos módon, pontosvessző karakterrel elválasztva itt is meg lehet adni több címzettet.

8. Adatfeltöltés / alap paraméterezés

Annak érdekében, hogy az ügyfél, illetve a termék törzset könnyebb legyen paraméterezni, kiegészítésre kerültek a CSV formátumú export listák, illetve az import funkciók is.

 Ügyfél kezelés

Az ügyfél listán elérhető CSV típusú exportból kinyerhető a „Kulcs-Üzlet ügyfél” mező.

0 érték esetén nem Kulcs-Üzlet ügyfél

1 érték esetén Kulcs-Üzlet ügyfél

Az Ügyfél import funkcióval a megfelelő beállítások után pillanatok alatt visszaolvasható.

Fontos, hogy az ügyfél kód mező használata kötelező ezen partnerek számára!

 Termék kezelés

Az termék listán elérhető CSV típusú exportból kinyerhető a „Kulcs-Üzlet termék” mező.

1. érték esetén nem Kulcs-Üzlet termék
2. érték esetén Kulcs-Üzlet termék

A Termék import funkcióval a megfelelő beállítások után pillanatok alatt visszaolvasható.

Fontos, hogy a termék kód mező használata kötelező az Üzlet fiókba kerülő adatoknál.

9. Jelszó és e-mail cím módosítás

Amennyiben a munkatárshoz rendelt e-mail cím, vagy jelszó megváltoztatására van szükség, akkor a munkatársak Kulcs-Üzlet fiók paraméterező ablakában tehető meg. Átírás után a „Felhasználó újra szinkronizációja” funkció futtatása után az új értékek érvényesülnek.

10.  Logolás / hibakezelés

Amennyiben egy folyamat sikeresen lefutott, vagy valamilyen oknál fogva nem történt meg a szinkronizáció, akkor bejegyzés készül róla. Ez a Karbantartás / Kulcs-Üzlet szinkron / KulcsÜzlet szinkron üzenetek menüpontban olvasható vissza.

Manuális és automata szinkron esetén is megtörténik a „logolás”.

További fejlesztések

Az önálló készletkezelő szoftvereinkben is igényelhetővé vált az Online Sales+ modulunk.

A modul integrációjával kapcsolatban felmerült kérdésekkel keressen minket: https://www.kulcs-soft.hu/kapcsolat

A modullal lehetősége van készletkezelő programja mellé egy online működő számlázó szoftver integrációhoz. Az itt kiállított számlák kézi számlaként szinkronizálásra kerülnek, így aktualizálva a raktárkészletet.

Online számla letöltés modulban egyszerűsített számlák kezelése

Az egyszerűsített számlákat is elérhetővé tette a NAV az Online számla adatszolgáltatás lekérdező felületén. Ennek köszönhetően az Online számla letöltés modulunk is kiegészíthetővé vált.

A feldolgozás úgy történik, hogy amikor egyszerűsített számla érkezik a NAV rendszeréből, akkor a szoftver a bruttó értékekből a megadott áfa kulcsokkal visszaszámolja a szükséges értékeket, valamint magát az áfa kulcsot is a megfelelőre állítja be a rögzítendő bejövő számlán.

• 0.0476 -> 5%
• 0.1525 -> 18%
• 0.1667 -> 20%
• 0.2 -> 25%
• 0.2126 -> 27%

Az Online Sales modulunk működéséről bővebben az alábbi leírásból tájékozódhatnak: