Bejövő számlák

A Kulcs-Ügyvitel programban rögzített bejövők számlák könnyedén lekérdezhetőek.

A rendszerben rögzített bejövő számláinkat a Beszerzés, Bejövő számlák menüpontban kérdezhetjük le. A Szűrés ikonra kattintva számtalan feltétel alapján szűkíthetjük listánkat.

További fejlesztések

Bejövő számlák jóváhagyása

Egyik legnagyobb újításunk a bejövő számlák jóváhagyásának folyamata. Ezzel a funkcióval lehetőségünk lesz arra, hogy bizonyos értékhatár felett, vagy alatt, vagy akár mindkét esetben, jóváhagyhassuk a számlákat. Ehhez a program felhasználóit is szükséges paraméterezni, valamint jogosultsági szerepköröket is rögzíteni kell az értékhatáron kívül. Vegyük például azt, hogy tízmillió forint feletti bejövő számla kifizetése előtt jóvá kell hagyni a bizonylatot. Ehhez fel kell vinnünk az értékhatárt, egy jogosultsági szerepkört, valamint státuszokat is, amivel meg tudjuk határozni, éppen hol áll az engedélyeztetés. Amennyiben egy értékhatár feletti bizonylatot rögzítünk, a kompetens munkatárs kap egy e-mail értesítőt arról, hogy van egy (vagy azóta már több) bizonylat, amit engedélyeznie kell. Ellenőrzi a bejövő számlát, majd annak státuszát a megfelelőre állítja, így a bizonylat kiegyenlíthető lesz. Nézzük meg, hogy néz ki ez a programban.

Első körben rögzítenünk kell a jóváhagyási szerepköröket, a jóváhagyási státuszokat, illetve az értékhatárt a Karbantartás/Törzsadatok/Jóváhagyási folyamat menüpontban.

Jóváhagyói szerepkörből kettőt rögzíthetünk összesen. Itt meg kell adnunk a szerepkör nevét, valamint azt, hogy értékhatár alatt, vagy felett legyen szükséges értesíteni őt az engedélyezés okán, vagy esetleg minden esetben.

Az így létrehozott szerepköröket a programba rögzített felhasználókhoz tudjuk rendelni.

Jóváhagyási státuszból bármennyi lehet. Itt kell megadni a státusz nevét, illetve azt is, melyik szerepkör használhatja, valamint fontos, hogy azt is állítsuk be, engedélyezzük-e a bizonylat kiegyenlítését akkor, ha ebben a státuszban van éppen. Például felviszünk egy Jóváhagyásra vár státuszt, amit az Ellenőrhöz rendeltem hozzá. Ebben a státuszban nem lenne logikus engedélyezni a kiegyenlítést, hiszen az ellenőr még nem nézte át a bizonylatot.

Abban az esetben, ha tiltani akarjuk a kiegyenlítés lehetőségét egy bizonyos státusz esetén, nem elegendő csupán a státusz rögzítése során elvenni ezt az opciót. A fizetési módot is ennek megfelelően kell paraméterezni, ezt pedig szintén a Törzsadatok menüben tehetjük meg, abban is a Pénzügy/Fizetési mód alatt. A fizetési módot megnyitva a lenti képen látható checkboxot kell aktiválnunk ahhoz, hogy a kiegyenlítés tiltása sikeresen megvalósuljon.

Ilyen esetben, ha olyan státuszban van a bizonylat, amelynél a kiegyenlítést letiltottuk, ha megpróbáljuk kiegyenlíteni a bizonylatot, az alábbi üzenet jelenik meg.

A lenti esetben viszont engedélyezem a kiegyenlítést, hiszen az ellenőr átvizsgálta a bizonylatot és Jóváhagyva státuszba állította.

Végül adjuk meg az értékhatárt, amit a bizonylat mentése során vizsgálnia kell a programnak.

Ezekkel a beállításokkal, ha rögzítünk egy olyan bejövő számlát, amely értéke meghaladja a tizenegymillió forintot, annak státusza alapértelmezetten Jóváhagyásra vár lesz.

Mivel a fenti számlát olyan felhasználó állította ki, akihez nem rögzítettünk szerepkört, nincs jogosultsága átállítani a státuszt, ezért inaktív az ablak. Viszont a számla mentése után az ellenőr megkapta az értesítést, hogy meg kell vizsgálnia egy bizonylatot.

Az ellenőr a saját felhasználójával belép a programba és módosítja a státuszt, ami után a bizonylat kiegyenlíthető lesz.

Az értintettek arról is kapnak e-mailt, ha egy bizonylat státusza megváltozott, így tudatva velük, hogy esetleg egy másik ellenőr már elvégezte az engedélyezést.

Ahhoz, hogy az e-mail küldések sikeresen megtörténjenek, fontos, hogy minden felhasználóhoz legyen rögzítve e-mail cím, illetve paramétereznünk kell az e-mail szervert és a postafiókot is. Ezekről bővebben az értékesítési lehetőség modul leírásában olvashat.